Datenschutzerklärung

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Inhaltsverzeichnis

Wer wir sind

Geltungsbereich dieser Bekanntmachung

Website-Nutzer

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

An wen wir Ihre Daten weitergeben

Internationale Überweisungen

So reichen Sie eine Beschwerde ein

Änderungen an dieser Erklärung

Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung wird von Haloniq Ltd (“Haloniq”, “wir”, “uns” oder “unser”), der Anbieter der Haloniq-Software-as-a-Service-Plattform für Flottenmanagement und Telematik (die “Plattform”).

Haloniq ist eine in England und Wales eingetragene Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Company) mit der Unternehmensnummer 16506914 und Sitz in Unit 2, Brigade House, Station Road, South Darenth, Dartford, Kent, Vereinigtes Königreich, DA4 9BD.

Haloniq ist der Verantwortliche für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten. Wenn Haloniq personenbezogene Daten im Auftrag seiner Kunden als Auftragsverarbeiter verarbeitet (beispielsweise personenbezogene Daten, die unsere Kunden auf die Plattform hochladen oder über diese generieren, wie Fahrer-, Fahrzeug-, Telematik- und Mediendaten), unterliegt diese Verarbeitung unserem Vertrag mit dem jeweiligen Kunden und der Datenschutzerklärung des Kunden selbst, nicht diesem Dokument. Wenn Sie ein Fahrer, Fahrzeugnutzer oder eine andere Person sind, deren Daten von Ihrem Arbeitgeber oder einer anderen Organisation, die Haloniq nutzt, auf die Plattform hochgeladen wurden, beachten Sie bitte die Datenschutzerklärung dieser Organisation, da diese der für diese Daten verantwortliche Verantwortliche ist.

Die Marketingaktivitäten im Zusammenhang mit den Produkten und Dienstleistungen von Haloniq sowie die Website von Haloniq sind Eigentum der Brigade Electronics Group plc, einer Schwestergesellschaft von Haloniq, die als unabhängiger Verantwortlicher für diese Aktivitäten – das heißt, die Brigade Electronics Group plc legt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten für Marketing- und Website-Zwecke selbst fest und handelt dabei nicht auf Anweisung von Haloniq in Bezug auf diese Verarbeitung. Diese Erklärung erstreckt sich nicht auf die von der Brigade Electronics Group plc in dieser Eigenschaft durchgeführte Verarbeitung und dient auch nicht dazu, diese zu beschreiben. Informationen darüber, wie die Brigade Electronics Group plc Ihre personenbezogenen Daten für Marketing- oder Website-Zwecke verarbeitet, finden Sie in deren Datenschutzerklärung. Datenschutzerklärung – Brigade Electronics.

Datenschutzbeauftragter

Angesichts der Art und des Umfangs unserer Verarbeitungsvorgänge haben wir gemäß Artikel 37 der britischen DSGVO und der EU-DSGVO einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt.

Unser Datenschutzbeauftragter ist dafür zuständig, uns über unsere datenschutzrechtlichen Verpflichtungen zu informieren und zu beraten, die Einhaltung dieser Erklärung und der geltenden Datenschutzgesetze zu überwachen, uns bei Datenschutz-Folgenabschätzungen zu beraten, mit den Aufsichtsbehörden zusammenzuarbeiten und als Ansprechpartner für das Information Commissioner’s Office (ICO), die zuständigen EU-Aufsichtsbehörden sowie für die betroffenen Personen, deren Daten wir verarbeiten, zu fungieren.
Unser Datenschutzbeauftragter nimmt seine Aufgaben unabhängig wahr, berichtet direkt an die Geschäftsleitung und erhält gemäß Artikel 38 der britischen DSGVO und der EU-DSGVO keine Weisungen hinsichtlich der Ausübung dieser Aufgaben.

Bei Fragen zu dieser Erklärung, zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich wie folgt direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

DPO
Haloniq GmbH
Brigade Haus, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+49 (0)4321 96556 10
privacy@haloniq.com

Geltungsbereich dieser Bekanntmachung

In dieser Erklärung wird dargelegt, wie Haloniq personenbezogene Daten erhebt, nutzt, weitergibt und schützt, wenn wir als Verantwortlicher auftreten – das heißt, wenn wir über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Dies umfasst personenbezogene Daten in Bezug auf:

    • Unsere autorisierten Händler, Geschäftspartner und deren Vertreter;
    • Die Geschäftskontakte und Administratoren unserer Endkunden in Bezug auf Kontoverwaltung, Support, Abrechnung und Plattformkonfiguration;
    • Interessenten, die sich direkt an Haloniq wenden, um Informationen zur Kundenanmeldung oder zu Plattformvorführungen zu erhalten (allgemeine Marketingaktivitäten, einschließlich der Haloniq-Website, werden separat von der Brigade Electronics Group plc als unabhängiger Verantwortlicher durchgeführt – siehe Abschnitt 1);
    • Besucher und Nutzer unserer mobilen Anwendung im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Sicherheit der App;
    • unsere eigenen Mitarbeiter, Auftragnehmer und Verwaltungsmitarbeiter im Zusammenhang mit dem Systemzugang; und
    • Lieferanten und Fachberater.

Dieser Hinweis gilt für Personen im Vereinigten Königreich und im Europäischen Wirtschaftsraum und wird gemäß der britischen Datenschutz-Grundverordnung (UK-DSGVO), der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) (Verordnung (EU) 2016/679) und dem Datenschutzgesetz von 2018 veröffentlicht.

Website-Nutzer

Die Website von Haloniq ist Eigentum der Brigade Electronics Group plc, einer Schwestergesellschaft von Haloniq, die als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung für personenbezogene Daten, die über die Website erhoben werden – einschließlich derer, die über Cookies und ähnliche Technologien, IP-Adressen und Analysedaten sowie über Kontaktformulare, Demo-Anfragen oder Anfrageformulare, die über die Website übermittelt werden, erfasst werden.

Informationen darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website erfasst und verwendet werden, einschließlich Einzelheiten zu den verwendeten Cookies und zur Verwaltung Ihrer Einstellungen, finden Sie in der Datenschutzerklärung der Brigade Electronics Group plc. Datenschutzerklärung – Brigade Electronics.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

In der folgenden Tabelle sind die Kategorien personenbezogener Daten aufgeführt, die wir als Verantwortlicher verarbeiten, sowie die Zwecke, für die wir diese Daten verwenden, die Rechtsgrundlage, auf die wir uns stützen, und die Dauer ihrer Speicherung.

Aktivität
Verwaltung von Reseller-Konten
Datenhosting und -speicherung
Sicherung und Wiederherstellung
Datenlöschung
Haloniq Benutzerkontenverwaltung
Technischer Support und Servicemanagement
Kundenkonfigurationsmanagement
Prüf- und Systemprotokolle
Abrechnung und kaufmännische Verwaltung
Verwaltung mobiler Anwendungen
Plattform-Sicherheitsmanagement
Infrastrukturüberwachung
Datenschutz- und Compliance-Management
Lieferantenvertragsmanagement
Wer davon betroffen ist
Ansprechpartner für Wiederverkäufer
Wiederverkäufer und Endkunden (eingeschränkte Metadaten), Haloniq-Administratoren
Endbenutzer, Haloniq-Administratoren
Endkunden und Nutzer
Haloniq-Mitarbeiter, Verwaltungsangestellte, Auftragnehmer
Ansprechpartner bei Wiederverkäufern und Endkunden, Ansprechpartner im Support
Administratoren von Endkunden, Administratoren von Wiederverkäufern
Endkunden/Wiederverkäufer, Administratoren, Mitarbeiter und Auftragnehmer von Haloniq
Ansprechpartner für die Rechnungsstellung bei Wiederverkäufern
Nutzer von mobilen Anwendungen
Endkunden/Wiederverkäufer, Benutzer, Mitarbeiter, Administratoren
Plattformnutzer (nur Metadaten)
Betroffene Personen, die ihre Rechte geltend machen, sowie Ansprechpartner bei Endkunden und Wiederverkäufern
Ansprechpartner bei Lieferanten, Fachberater
Verwendete personenbezogene Daten
Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geschäftsadresse, Berufsbezeichnung, Kontoverlauf, Korrespondenz
Infrastruktur-Metadaten, Speicherzuweisung, Mandanten-IDs, Dienst-Metadaten, Hosting-Einträge
Metadaten sichern, Datensätze wiederherstellen, Systemkennungen
Löschanträge, Löschprotokolle, Prüfprotokolle
Benutzer-ID, Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle, Berechtigungen, MFA-Datensätze, Anmeldungsverlauf
Kontaktdaten, Support-Tickets, Korrespondenz, Diagnoseinformationen
Namen der Administratoren, E-Mail-Adressen, Benutzerrollen, Empfänger von Benachrichtigungen, Protokolle zur Konfigurationsüberprüfung
Anmeldedaten, IP-Adressen, Authentifizierungsprotokolle, Sicherheitsereignisse, administrative Maßnahmen, Gerätekennungen
Rechnungskontakte, Rechnungen, Zahlungsstatus, Lizenzdaten, Informationen zum Abonnement
Gerätekennungen, Push-Benachrichtigungstoken, Anwendungsversion, Absturzberichte, Diagnoseinformationen, App-Analysen
Sicherheitsprotokolle, Bedrohungsinformationen, Authentifizierungsdaten, Schwachstellenberichte
Leistungskennzahlen, Systemtelemetrie, Infrastrukturprotokolle
Anträge auf Auskunftserteilung, Aufzeichnungen über Datenschutzverletzungen, Aufzeichnungen zur Einhaltung von Vorschriften
Kontaktdaten, Verträge, Korrespondenz
Warum wir es verwenden
Aufbau und Pflege von Geschäftsbeziehungen, Kunden-Onboarding, Kundenbetreuung, Vertragsmanagement und Kundenkommunikation.
Betrieb, Wartung und Sicherung der SaaS-Infrastruktur, Gewährleistung der Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der Dienste sowie Verwaltung der Cloud-Ressourcen.
Zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität, der Notfallwiederherstellung und der Wiederherstellung der Dienste.
Zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Verpflichtungen zur sicheren Löschung personenbezogener Daten.
Zur Verwaltung privilegierter Konten, des Identitätsmanagements und des sicheren Zugriffs auf Haloniq-Systeme.
Kundenbetreuung leisten, Vorfälle bearbeiten, die Servicequalität sicherstellen und Supportleistungen verwalten.
Die Funktionalität der Plattformkonfiguration aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, Plattformfunktionen zu verwalten und Konfigurationsanfragen von Kunden zu bearbeiten.
Zur Überwachung der Plattformsicherheit, zur Untersuchung von Vorfällen, zur Aufdeckung von Betrugsfällen, zur Führung von Prüfpfaden und zum Nachweis der Einhaltung von Vorschriften.
Zur Verwaltung von Abonnements, Rechnungsstellung, Zahlungen und Finanzberichterstattung.
Veröffentlichung, Wartung, Sicherung und Support der mobilen Anwendung, Verwaltung von Releases, Überwachung der Leistung und Versand von Benachrichtigungen.
Erkennung, Prävention und Untersuchung von Cybersicherheitsbedrohungen sowie Gewährleistung der Plattformsicherheit.
Zur Überwachung des Zustands, der Verfügbarkeit und der Ausfallsicherheit der Plattform sowie zur Kapazitätsplanung.
Zur Einhaltung der britischen DSGVO, der EU-DSGVO und anderer geltender gesetzlicher Verpflichtungen.
Zur Verwaltung von Lieferanten, Verträgen und Geschäftsbeziehungen.
Rechtsgrundlage
Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b); berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c); berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b); berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f); Rechtsverpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c)
Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b); rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f); Rechtsverpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c)
Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b); berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Wie lange wir es aufbewahren
Vertragsdauer + 6 Jahre
Nutzungsdauer + 12 Monate Betriebsaufzeichnungen
Laufend 30–90 Tage (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht)
Löschprotokolle werden 12 Monate lang aufbewahrt
Beschäftigung/Beschäftigungsverhältnis + 12 Monate
24 Monate nach Abschluss des Tickets
Vertragslaufzeit + 90 Tage
12–24 Monate
7 Jahre
Laufzeit des Kontos + 12 Monate
12–24 Monate
12 Monate
6 Jahre
Vertragsdauer + 6 Jahre

An wen wir Ihre Daten weitergeben

Wir geben personenbezogene Daten, soweit dies für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich und angemessen ist, an folgende Stellen weiter:

  • Dienstleister, die unsere Geschäftstätigkeit unterstützen, darunter Cloud-Hosting- und Infrastrukturanbieter, unser CRM-Anbieter, Service-Desk- und Ticketing-Anbieter, Anbieter von Identitätsmanagement-Lösungen sowie Anbieter von Sicherheitsüberwachungsdiensten;
  • Unsere autorisierten Wiederverkäufer und Geschäftspartner, einschließlich der Unternehmen der Brigade Electronics-Gruppe, sowie deren Vertreter;
  • Fachberater, darunter unsere Rechtsberater, Wirtschaftsprüfer und Anbieter von Finanzsystemen;
  • Zahlungsdienstleister und Banken für die Rechnungsstellung und Finanzverwaltung;
  • Regulierungs- und Aufsichtsbehörden, einschließlich des Information Commissioner’s Office (ICO) und der zuständigen EU-Aufsichtsbehörden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist;
  • Apple und Google sowie unser Anbieter für mobile Analysen im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer mobilen Anwendung; und
  • Jeder Käufer oder potenzielle Käufer unseres Unternehmens oder unserer Vermögenswerte im Falle eines Verkaufs, einer Fusion, einer Umstrukturierung oder einer ähnlichen Transaktion.

Wir verlangen von unseren Wiederverkäufern und Dienstleistern, dass sie personenbezogene Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen schützen und diese nur auf unsere Anweisung hin oder – soweit zutreffend – im Rahmen ihrer eigenen rechtmäßigen Aufgaben verarbeiten.

Der Kundensupport wird in unserem Auftrag von der Brigade Electronics Group plc mithilfe von Zendesk bereitgestellt, wobei möglicherweise ein KI-gestützter Support-Agent (Brigade Bot) zum Einsatz kommt.

Internationale Überweisungen

Wenn Sie Ihren Wohnsitz im Vereinigten Königreich haben, können Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den in Abschnitt 4 dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungsvorgängen, bei denen wir als Verantwortlicher fungieren, in den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) übermittelt und dort gespeichert werden.

Die britische Regierung hat im Rahmen ihrer Vorschriften zur Angemessenheit des Datenschutzes bestätigt, dass der EWR ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auf dieser Grundlage in den EWR übermitteln können, ohne für diese konkrete Übermittlung zusätzliche Schutzmaßnahmen (wie das britische Abkommen über internationale Datenübermittlungen oder die EU-Standardvertragsklauseln) treffen zu müssen.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten in ein Land übermitteln, für das keine Angemessenheitsentscheidung vorliegt, werden wir zuvor sicherstellen, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden, und diese Erklärung entsprechend aktualisieren.

Dieser Abschnitt befasst sich nicht mit der Verarbeitung im Zusammenhang mit Marketing oder der Website, die separat von der Brigade Electronics Group plc als eigenständiger Verantwortlicher durchgeführt wird – Informationen zu etwaigen internationalen Datenübermittlungen im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung finden Sie in Abschnitt 1 oben sowie in der Datenschutzerklärung der Brigade Electronics Group plc.

Ihre Rechte

Vorbehaltlich bestimmter Bedingungen und Ausnahmen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Das Recht, darüber informiert zu werden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden (wie in dieser Erklärung dargelegt);
  • Das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben;
  • Das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten;
  • Das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen;
  • Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns unter bestimmten Umständen einzuschränken;
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeiten;
  • Das Recht, der Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen, einschließlich für Direktmarketingzwecke, zu widersprechen; und
  • Das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sofern wir uns auf die Einwilligung als Rechtsgrundlage stützen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf beeinträchtigt.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter Verwendung der Angaben in Abschnitt 8 unten. Möglicherweise müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir auf Ihre Anfrage reagieren können.

Sollten Sie mit unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten nicht zufrieden sein, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Im Vereinigten Königreich ist dies das Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Wenn Sie im EWR ansässig sind, können Sie sich auch an Ihre lokale Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

So reichen Sie eine Beschwerde ein

Nach dem britischen Datenschutzrecht haben Sie das Recht, sich direkt bei uns zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten ein Verstoß gegen die britische DSGVO oder Teil 3 des Datenschutzgesetzes von 2018 vorliegt. Wir empfehlen Ihnen, etwaige Bedenken zunächst bei uns vorzubringen, damit wir die Möglichkeit haben, den Sachverhalt zu untersuchen und Abhilfe zu schaffen.

Sie können eine Beschwerde bei uns einreichen:

  • per E-Mail oder Post unter Verwendung der Kontaktdaten in Abschnitt 9 unten.

Wenn wir eine Beschwerde von Ihnen erhalten, werden wir:

  • den Eingang Ihrer Beschwerde innerhalb von 30 Tagen bestätigen;
  • geeignete Maßnahmen ergreifen, um Ihre Beschwerde unverzüglich zu untersuchen, und zwar in einer Weise, die angemessen und verhältnismäßig ist im Hinblick auf die Art und Komplexität der aufgeworfenen Fragen sowie die Auswirkungen auf Sie;
  • Sie über unsere Fortschritte auf dem Laufenden halten, einschließlich etwaiger zu erwartender Verzögerungen; und
  • Ihnen das Ergebnis Ihrer Beschwerde unverzüglich mitzuteilen.

Sie haben das Recht, sich jederzeit bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, unabhängig davon, ob Sie sich zuvor bei uns beschwert haben oder nicht. Im Vereinigten Königreich ist dies das Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Wenn Sie im EWR ansässig sind, können Sie sich auch bei Ihrer lokalen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

So erreichen Sie uns

Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben oder eines Ihrer Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an uns unter:

DPO
Haloniq GmbH
Brigade Haus, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+49 (0)4321 96556 10
privacy@haloniq.com

Änderungen an dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um Änderungen unserer Verarbeitungsaktivitäten Rechnung zu tragen oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um die betroffenen Personen zu benachrichtigen. Das Datum unter “Zuletzt aktualisiert” am Anfang dieser Erklärung gibt an, wann sie zuletzt überarbeitet wurde.