Polityka prywatności

Oświadczenie o ochronie prywatności

Spis treści

Kim jesteśmy

Zakres niniejszego ogłoszenia

Użytkownicy strony internetowej

W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe

Komu udostępniamy Twoje dane

Przelewy międzynarodowe

Jak złożyć skargę

Zmiany w niniejszym oświadczeniu

Kim jesteśmy

Niniejsza informacja o ochronie danych osobowych została opublikowana przez spółkę Haloniq Ltd (“Haloniq”, “my”, “nas” lub “nasz”), dostawca platformy Haloniq do zarządzania flotą i telematyki w modelu SaaS (zwanej dalej “Platforma”).

Haloniq jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowaną w Anglii i Walii pod numerem 16506914, z siedzibą pod adresem: Unit 2, Brigade House Station Road, South Darenth, Dartford, Kent, Wielka Brytania, DA4 9BD.

Haloniq jest administratorem danych osobowych opisanych w niniejszym oświadczeniu. W przypadku gdy firma Haloniq przetwarza dane osobowe w imieniu swoich klientów jako podmiot przetwarzający (na przykład dane osobowe, które nasi klienci przesyłają na Platformę lub generują za jej pośrednictwem, takie jak dane kierowców, pojazdów, dane telematyczne i multimedialne), przetwarzanie to podlega postanowieniom naszej umowy z danym klientem oraz jego własnej polityce prywatności, a nie niniejszemu dokumentowi. Jeśli jesteś kierowcą, użytkownikiem pojazdu lub inną osobą, której dane zostały przesłane na Platformę przez Twojego pracodawcę lub inną organizację korzystającą z usług Haloniq, zapoznaj się z informacją o ochronie danych tej organizacji, ponieważ to ona jest administratorem odpowiedzialnym za te dane.

Działania marketingowe związane z produktami i usługami firmy Haloniq oraz stroną internetową Haloniq są prowadzone przez spółkę Brigade Electronics Group plc, spółkę siostrzaną Haloniq, która pełni rolę niezależny administrator danych w odniesieniu do tych działań — to znaczy, że spółka Brigade Electronics Group plc samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych oraz związanych ze stroną internetową i nie działa zgodnie z instrukcjami spółki Haloniq w odniesieniu do tego przetwarzania. Niniejsza informacja nie obejmuje ani nie ma na celu opisania przetwarzania danych prowadzonego przez Brigade Electronics Group plc w tym zakresie. Aby uzyskać informacje na temat sposobu, w jaki Brigade Electronics Group plc przetwarza Państwa dane osobowe do celów marketingowych lub związanych ze stroną internetową, prosimy zapoznać się z jej polityką prywatności. Polityka prywatności – Brigade Electronics.

Inspektor ochrony danych

Biorąc pod uwagę charakter i skalę naszych działań związanych z przetwarzaniem danych, powołaliśmy inspektora ochrony danych (DPO) zgodnie z art. 37 brytyjskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (UK GDPR) oraz unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (EU GDPR).

Nasz inspektor ochrony danych (DPO) odpowiada za informowanie nas i doradzanie w zakresie naszych obowiązków związanych z ochroną danych, monitorowanie przestrzegania przez nas niniejszej informacji oraz obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych, udzielanie porad w sprawie ocen skutków dla ochrony danych, współpracę z organami nadzorczymi oraz pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Biura Komisarza ds. Informacji (ICO), odpowiednich organów nadzorczych UE oraz osób, których dane przetwarzamy.
Nasz inspektor ochrony danych wykonuje swoje zadania w sposób niezależny i podlega bezpośrednio kierownictwu wyższego szczebla; nie otrzymuje on żadnych instrukcji dotyczących wykonywania tych zadań, zgodnie z art. 38 brytyjskiego RODO oraz unijnego RODO.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej informacji, sposobu wykorzystywania przez nas Państwa danych osobowych lub w celu skorzystania z przysługujących Państwu praw, mogą Państwo skontaktować się bezpośrednio z naszym inspektorem ochrony danych w następujący sposób:

DPO
Haloniq Sp. z o.o.
Dom Brigade, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+48 41 250 70 81
privacy@haloniq.com

Zakres niniejszego ogłoszenia

W niniejszym oświadczeniu wyjaśniono, w jaki sposób firma Haloniq gromadzi, wykorzystuje, udostępnia i chroni dane osobowe, gdy pełni rolę administratora danych — czyli gdy to my określamy cele i sposoby przetwarzania. Dotyczy to danych osobowych związanych z:

    • Dane kontaktowe naszych autoryzowanych dystrybutorów oraz partnerów biznesowych i ich przedstawicieli;
    • osoby odpowiedzialne za kontakty biznesowe oraz administratorzy naszych klientów końcowych w zakresie zarządzania kontami, wsparcia technicznego, rozliczeń i konfiguracji platformy;
    • Potencjalni klienci, którzy kontaktują się bezpośrednio z Haloniq w sprawie rejestracji lub prezentacji platformy (ogólne działania marketingowe, w tym strona internetowa Haloniq, są prowadzone oddzielnie przez Brigade Electronics Group plc jako niezależnego administratora danych — patrz sekcja 1);
    • Osoby odwiedzające naszą aplikację mobilną oraz jej użytkownicy, w kontekście działania i bezpieczeństwa aplikacji;
    • Nasi pracownicy, wykonawcy i administratorzy w zakresie dostępu do systemu; oraz
    • Dostawcy i profesjonalni doradcy.

Niniejsza informacja dotyczy osób fizycznych w Wielkiej Brytanii i Europejskim Obszarze Gospodarczym i została opublikowana zgodnie z brytyjskim ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (UK GDPR), unijnym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (EU GDPR) (rozporządzenie (UE) 2016/679) oraz ustawą o ochronie danych z 2018 r.

Użytkownicy strony internetowej

Właścicielem i operatorem strony internetowej Haloniq jest spółka Brigade Electronics Group plc, spółka siostrzana Haloniq, która pełni rolę administrator danych w odniesieniu do danych osobowych gromadzonych za pośrednictwem strony internetowej — w tym za pomocą plików cookie i podobnych technologii, adresów IP oraz danych analitycznych, a także wszelkich formularzy kontaktowych, wniosków o prezentację lub zapytań przesłanych za pośrednictwem strony internetowej.

Aby uzyskać informacje na temat sposobu gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych podczas odwiedzania naszej strony internetowej, w tym szczegółowe informacje na temat stosowanych plików cookie oraz sposobu zarządzania preferencjami, prosimy zapoznać się z polityką prywatności spółki Brigade Electronics Group plc. Polityka prywatności – Brigade Electronics.

W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe

W poniższej tabeli przedstawiono kategorie danych osobowych, które przetwarzamy jako administrator danych, cele, w jakich je wykorzystujemy, podstawy prawne, na których się opieramy, oraz okres ich przechowywania.

Działalność
Zarządzanie kontami partnerów handlowych
Hosting i przechowywanie danych
Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych
Usuwanie danych
Haloniq – Zarządzanie kontami użytkowników
Wsparcie techniczne i zarządzanie usługami
Zarządzanie konfiguracją klienta
Dzienniki audytowe i systemowe
Rozliczenia i administracja handlowa
Zarządzanie aplikacjami mobilnymi
Zarządzanie bezpieczeństwem platformy
Monitorowanie infrastruktury
Zarządzanie ochroną prywatności i zgodnością z przepisami
Zarządzanie umowami z dostawcami
Kogo to dotyczy
Dane kontaktowe dystrybutorów
Użytkownicy będący dystrybutorami i klienci końcowi (ograniczone metadane), administratorzy Haloniq
Użytkownicy końcowi, administratorzy Haloniq
Kontakty z klientami końcowymi i użytkownikami
Pracownicy, kadra kierownicza i wykonawcy Haloniq
Dane kontaktowe sprzedawców i klientów końcowych, dane kontaktowe działu pomocy technicznej
Administratorzy klientów końcowych, administratorzy partnerów handlowych
Użytkownicy końcowi/sprzedawcy, administratorzy, pracownicy i wykonawcy firmy Haloniq
Osoby kontaktowe ds. rozliczeń dla dystrybutorów
Użytkownicy aplikacji mobilnych
Użytkownicy końcowi/sprzedawcy, pracownicy, administratorzy
Użytkownicy platformy (tylko metadane)
Osoby, których dane dotyczą, korzystające ze swoich praw, oraz dane kontaktowe klientów końcowych i dystrybutorów
Dane kontaktowe dostawców, profesjonalni doradcy
Wykorzystane dane osobowe
Imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, adres służbowy, stanowisko, historia konta, korespondencja
Metadane dotyczące infrastruktury, przydział pamięci masowej, identyfikatory dzierżawców, metadane dotyczące usług, rekordy hostingu
Kopia zapasowa metadanych, przywracanie rekordów, identyfikatory systemowe
Wnioski o usunięcie, rejestry usunięć, zapisy audytowe
Identyfikator użytkownika, imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, stanowisko, uprawnienia, dane dotyczące uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA), historia logowań
Dane kontaktowe, zgłoszenia do pomocy technicznej, korespondencja, informacje diagnostyczne
Nazwiska administratorów, adresy e-mail, role użytkowników, odbiorcy powiadomień, zapisy audytowe dotyczące konfiguracji
Rejestry logowania, adresy IP, dzienniki uwierzytelniania, zdarzenia związane z bezpieczeństwem, działania administracyjne, identyfikatory urządzeń
Dane kontaktowe do rozliczeń, faktury, status płatności, dane dotyczące licencji, informacje o subskrypcji
Identyfikatory urządzeń, tokeny powiadomień push, wersja aplikacji, raporty o awariach, informacje diagnostyczne, dane analityczne dotyczące aplikacji
Dzienniki bezpieczeństwa, informacje o zagrożeniach, dane uwierzytelniające, raporty dotyczące luk w zabezpieczeniach
Wskaźniki wydajności, dane telemetryczne systemu, logi infrastruktury
Wnioski o dostęp do danych, rejestry naruszeń, rejestry zgodności
Dane kontaktowe, umowy, korespondencja
Dlaczego z tego korzystamy
Nawiązywanie i utrzymywanie relacji handlowych, wdrażanie nowych klientów, administrowanie kontami, zarządzanie umowami oraz komunikacja z klientami.
Obsługa, konserwacja i zabezpieczanie infrastruktury SaaS, zapewnianie dostępności i odporności usług oraz zarządzanie zasobami chmury.
W celu zapewnienia ciągłości działania, odzyskiwania danych po awarii oraz przywrócenia usług.
W celu wypełnienia zobowiązań umownych i prawnych dotyczących bezpiecznego usuwania danych osobowych.
Zarządzanie kontami uprzywilejowanymi, zarządzanie tożsamością oraz zapewnienie bezpiecznego dostępu do systemów Haloniq.
Zapewnianie obsługi klienta, zarządzanie zgłoszeniami, utrzymywanie jakości usług oraz administrowanie usługami wsparcia.
Utrzymywanie i zapewnianie prawidłowego działania funkcji konfiguracyjnych platformy, zarządzanie jej funkcjami oraz obsługa zgłoszeń klientów dotyczących konfiguracji.
W celu monitorowania bezpieczeństwa platformy, prowadzenia dochodzeń w sprawie incydentów, wykrywania oszustw, prowadzenia ścieżek audytowych oraz wykazywania zgodności z przepisami.
W celu zarządzania subskrypcjami, fakturowaniem, płatnościami i sprawozdawczością finansową.
Publikowanie, utrzymywanie, zabezpieczanie i obsługa aplikacji mobilnej, zarządzanie wydaniami, monitorowanie wydajności oraz wysyłanie powiadomień.
Wykrywanie, zapobieganie i badanie zagrożeń dla cyberbezpieczeństwa oraz zapewnianie bezpieczeństwa platformy.
W celu monitorowania stanu platformy, jej dostępności, odporności oraz planowania jej wydajności.
W celu zapewnienia zgodności z brytyjskim rozporządzeniem RODO, unijnym rozporządzeniem RODO oraz innymi obowiązującymi wymogami prawnymi.
Zarządzanie dostawcami, umowami i relacjami biznesowymi.
Podstawa prawna
Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b)); uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c)); Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b)); uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f)); Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c))
Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b)); Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c))
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f)); Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c))
Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c))
Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b)); uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f))
Jak długo to przechowujemy
Okres obowiązywania umowy + 6 lat
Okres eksploatacji + 12 miesięcy dokumentacji eksploatacyjnej
Okres przechowywania wynoszący 30–90 dni (o ile nie ma zastosowania obowiązek przechowywania danych na potrzeby postępowania sądowego)
Rejestry usunięć są przechowywane przez 12 miesięcy
Zatrudnienie/zaangażowanie + 12 miesięcy
24 miesiące od zamknięcia zgłoszenia
Okres obowiązywania umowy + 90 dni
12–24 miesięcy
7 lat
Okres ważności konta + 12 miesięcy
12–24 miesięcy
12 miesięcy
6 lat
Okres obowiązywania umowy + 6 lat

Komu udostępniamy Twoje dane

W przypadkach, gdy jest to konieczne i proporcjonalne do celów opisanych powyżej, udostępniamy dane osobowe następującym podmiotom:

  • Dostawcy usług wspierający naszą działalność biznesową, w tym dostawcy hostingu w chmurze i infrastruktury, nasz dostawca systemu CRM, dostawcy usług pomocy technicznej i systemów zgłoszeń, dostawcy rozwiązań do zarządzania tożsamością oraz dostawcy usług monitorowania bezpieczeństwa;
  • Nasi autoryzowani dystrybutorzy i partnerzy biznesowi, w tym spółki należące do Grupy Brigade Electronics, oraz ich przedstawiciele;
  • Profesjonalni doradcy, w tym nasi doradcy prawni, audytorzy oraz dostawcy systemów finansowych;
  • Dostawcy usług płatniczych i banki – w celu wystawiania rachunków i prowadzenia administracji finansowej;
  • Organy regulacyjne i nadzorcze, w tym Urząd Komisarza ds. Informacji (ICO) oraz odpowiednie organy nadzorcze UE, o ile wymaga tego prawo;
  • Apple i Google oraz nasz dostawca usług analitycznych w zakresie urządzeń mobilnych, w związku z działaniem naszej aplikacji mobilnej; oraz
  • Każdy nabywca lub potencjalny nabywca naszej działalności lub aktywów w przypadku sprzedaży, fuzji, reorganizacji lub podobnej transakcji.

Wymagamy od naszych dystrybutorów i usługodawców, aby chronili dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych oraz przetwarzali je wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami lub – w stosownych przypadkach – zgodnie z ich własnym, zgodnym z prawem zakresem obowiązków.

Obsługę klienta w naszym imieniu zapewnia firma Brigade Electronics Group plc przy użyciu platformy Zendesk; może ona obejmować wsparcie ze strony agenta wspomaganego przez sztuczną inteligencję (bot Brigade).

Przelewy międzynarodowe

Jeśli użytkownik ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, jego dane osobowe mogą zostać przekazane do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i tam przechowywane w związku z czynnościami przetwarzania opisanymi w sekcji 4 niniejszej informacji, w ramach których pełnimy rolę administratora danych.

Rząd Wielkiej Brytanii potwierdził, w ramach przepisów dotyczących adekwatności poziomu ochrony danych, że EOG zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych. Oznacza to, że na tej podstawie możemy przekazywać Państwa dane osobowe do EOG bez konieczności stosowania dodatkowych zabezpieczeń (takich jak brytyjska umowa o międzynarodowym przekazywaniu danych lub standardowe klauzule umowne UE) w odniesieniu do tego konkretnego przekazania.

Jeśli przekażemy Państwa dane osobowe do kraju, w odniesieniu do którego nie wydano decyzji stwierdzającej adekwatność poziomu ochrony, zapewnimy wcześniej wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń i odpowiednio zaktualizujemy niniejszą informację.

Niniejsza sekcja nie dotyczy przetwarzania danych związanych z marketingiem ani stroną internetową, które są realizowane oddzielnie przez spółkę Brigade Electronics Group plc jako niezależnego administratora danych — informacje na temat wszelkich międzynarodowych przekazów danych związanych z tym przetwarzaniem można znaleźć w sekcji 1 powyżej oraz w polityce prywatności spółki Brigade Electronics Group plc

Twoje prawa

Z zastrzeżeniem pewnych warunków i wyjątków wynikających z obowiązujących przepisów o ochronie danych, przysługują Państwu następujące prawa w odniesieniu do Państwa danych osobowych:

  • Prawo do uzyskania informacji o tym, w jaki sposób wykorzystujemy Państwa dane osobowe (zgodnie z niniejszą informacją);
  • Prawo dostępu do danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat;
  • Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych;
  • Prawo do usunięcia Państwa danych osobowych w określonych okolicznościach;
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych w określonych okolicznościach;
  • Prawo do przenoszenia danych, w przypadku gdy przetwarzamy Państwa dane w sposób zautomatyzowany na podstawie Państwa zgody lub umowy;
  • Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionych interesach, w tym w celach marketingu bezpośredniego; oraz
  • Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, w przypadku gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem zgody.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o kontakt z nami, korzystając z danych podanych w sekcji 8 poniżej. Przed udzieleniem odpowiedzi na Państwa wniosek może być konieczne zweryfikowanie Państwa tożsamości.

Jeśli nie jesteś zadowolony ze sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. W Wielkiej Brytanii jest to Biuro Komisarza ds. Informacji (ico.org.uk). Jeśli mieszkasz w EOG, możesz również złożyć skargę do lokalnego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

Jak złożyć skargę

Zgodnie z brytyjskim prawem o ochronie danych masz prawo złożyć skargę bezpośrednio do nas, jeśli uważasz, że w związku z Twoimi danymi osobowymi doszło do naruszenia brytyjskiego RODO lub części 3 ustawy o ochronie danych z 2018 r. Zachęcamy Cię do zgłaszania wszelkich wątpliwości najpierw do nas, abyśmy mieli możliwość zbadania sprawy i naprawienia sytuacji.

Możesz złożyć do nas skargę:

  • e-mailem lub pocztą tradycyjną, korzystając z danych kontaktowych podanych w sekcji 9 poniżej.

Po otrzymaniu od Państwa skargi:

  • potwierdzić otrzymanie Państwa skargi w ciągu 30 dni;
  • podjąć odpowiednie kroki w celu zbadania Państwa skargi bez zbędnej zwłoki, w sposób rozsądny i proporcjonalny do charakteru i złożoności poruszonych kwestii oraz ich wpływu na Państwa;
  • będziemy Państwa na bieżąco informować o naszych postępach, w tym o wszelkich przewidywanych opóźnieniach; oraz
  • przekażemy Państwu informację o wyniku rozpatrzenia Państwa skargi bez zbędnej zwłoki.

Mają Państwo prawo w dowolnym momencie złożyć skargę do organu nadzorczego, niezależnie od tego, czy wcześniej zgłosili Państwo skargę do nas. W Wielkiej Brytanii jest to Urząd Komisarza ds. Informacji (ico.org.uk). Jeśli mieszkają Państwo w EOG, mogą Państwo również złożyć skargę do lokalnego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

Jak się z nami skontaktować

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszego oświadczenia lub sposobu, w jaki przetwarzamy Państwa dane osobowe, albo chcą Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt pod adresem:

DPO
Haloniq Sp. z o.o.
Dom Brigade, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+48 41 250 70 81
privacy@haloniq.com

Zmiany w niniejszym oświadczeniu

Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejsze oświadczenie, aby uwzględnić zmiany w naszych działaniach związanych z przetwarzaniem danych lub zapewnić zgodność z wymogami prawnymi. W przypadku istotnych zmian podejmiemy uzasadnione kroki w celu powiadomienia osób, których te zmiany dotyczą. Data “Ostatniej aktualizacji” umieszczona na górze niniejszego oświadczenia wskazuje, kiedy zostało ono ostatnio zaktualizowane.