Politica de confidențialitate

Declarație de confidențialitate

Cuprins

Cine suntem

Domeniul de aplicare al prezentei notificări

Utilizatorii site-ului web

Cum utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal

Cui transmitem datele dumneavoastră

Transferuri internaționale

Cum să depuneți o plângere

Modificări aduse prezentei notificări

Cine suntem

Prezenta notificare privind confidențialitatea este emisă de Haloniq Ltd (“Haloniq”, “noi”, “noi” sau “al nostru”), furnizorul platformei de tip “software-as-a-service” pentru gestionarea flotei și telematică Haloniq (denumită în continuare „Platformă”).

Haloniq este o societate cu răspundere limitată înființată în Anglia și Țara Galilor, cu numărul de înregistrare 16506914 și sediul social la Unitatea 2, Brigade House Station Road, South Darenth, Dartford, Kent, Regatul Unit, DA4 9BD.

Haloniq este operatorul datelor cu caracter personal descrise în prezenta notificare. În cazul în care Haloniq prelucrează date cu caracter personal în numele clienților săi în calitate de operator de prelucrare (de exemplu, datele cu caracter personal pe care clienții noștri le încarcă sau le generează prin intermediul Platformei, cum ar fi datele privind șoferii, vehiculele, datele telematice și datele media), prelucrarea respectivă este reglementată de contractul nostru cu clientul în cauză și de propria notificare privind confidențialitatea a clientului, nu de prezentul document. Dacă sunteți șofer, utilizator al unui vehicul sau altă persoană ale cărei date au fost încărcate pe Platformă de către angajatorul dumneavoastră sau de către o altă organizație care utilizează Haloniq, vă rugăm să consultați notificarea de confidențialitate a respectivei organizații, deoarece aceasta este operatorul responsabil pentru datele respective.

Activitățile de marketing referitoare la produsele și serviciile Haloniq, precum și la site-ul web al Haloniq, sunt deținute și gestionate de Brigade Electronics Group plc, o companie afiliată a Haloniq, care acționează în calitate de operator independent de date pentru aceste activități — cu alte cuvinte, Brigade Electronics Group plc stabilește propriile scopuri și mijloace de prelucrare a datelor cu caracter personal în scopuri de marketing și legate de site-ul web și nu acționează conform instrucțiunilor Haloniq în legătură cu prelucrarea respectivă. Prezenta notificare nu acoperă și nu are scopul de a descrie prelucrarea efectuată de Brigade Electronics Group plc în această calitate. Pentru informații despre modul în care Brigade Electronics Group plc prelucrează datele dvs. cu caracter personal în scopuri de marketing sau legate de site-ul web, vă rugăm să consultați politica de confidențialitate a acesteia. Politica de confidențialitate – Brigade Electronics.

Responsabilul cu protecția datelor

Având în vedere natura și amploarea activităților noastre de prelucrare a datelor, am numit un responsabil cu protecția datelor (DPO), în conformitate cu articolul 37 din RGPD al Regatului Unit și din RGPD al UE.

Responsabilul nostru cu protecția datelor (DPO) are sarcina de a ne informa și de a ne oferi consiliere cu privire la obligațiile noastre în materie de protecție a datelor, de a monitoriza respectarea de către noi a prezentei declarații și a legislației aplicabile în materie de protecție a datelor, de a oferi consiliere cu privire la evaluările de impact privind protecția datelor, de a coopera cu autoritățile de supraveghere și de a acționa ca punct de contact pentru Biroul Comisarului pentru Informații (ICO), autoritățile de supraveghere relevante din UE și persoanele ale căror date le prelucrăm.
Responsabilul nostru cu protecția datelor își îndeplinește atribuțiile în mod independent și raportează direct conducerii superioare, fără a primi instrucțiuni cu privire la exercitarea acestor atribuții, în conformitate cu articolul 38 din RGPD-ul Regatului Unit și din RGPD-ul UE.

Puteți contacta direct responsabilul nostru cu protecția datelor pentru orice întrebare referitoare la această notificare, la modul în care utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau pentru a vă exercita oricare dintre drepturile dumneavoastră, după cum urmează:

DPO
Haloniq S.R.L.
Brigade, Casa, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+44 (0)1322 420300
privacy@haloniq.com

Domeniul de aplicare al prezentei notificări

Prezenta notificare explică modul în care Haloniq colectează, utilizează, partajează și protejează datele cu caracter personal atunci când acționăm în calitate de operator — adică atunci când stabilim scopurile și mijloacele prelucrării. Aceasta include datele cu caracter personal referitoare la:

    • Contactele distribuitorilor noștri autorizați și ale partenerilor noștri de afaceri, precum și reprezentanții acestora;
    • Persoanele de contact și administratorii clienților noștri finali, în ceea ce privește gestionarea conturilor, asistența, facturarea și configurarea platformei;
    • Clienții potențiali care contactează direct Haloniq în legătură cu procesul de înscriere sau cu demonstrațiile platformei (activitatea generală de marketing, inclusiv site-ul web al Haloniq, este gestionată separat de Brigade Electronics Group plc în calitate de operator independent — a se vedea secțiunea 1);
    • Vizitatorii și utilizatorii aplicației noastre mobile, în ceea ce privește funcționarea și securitatea aplicației;
    • Proprii noștri angajați, colaboratori și administratori, în ceea ce privește accesul la sistem; și
    • Furnizori și consultanți profesioniști.

Prezenta notificare se aplică persoanelor fizice din Regatul Unit și din Spațiul Economic European și este emisă în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor din Regatul Unit (UK GDPR), Regulamentul general privind protecția datelor al Uniunii Europene (EU GDPR) (Regulamentul (UE) 2016/679) și Legea privind protecția datelor din 2018.

Utilizatorii site-ului web

Site-ul web Haloniq este deținut și administrat de Brigade Electronics Group plc, o companie afiliată a Haloniq, care acționează în calitate de operator de date pentru datele cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului web — inclusiv prin intermediul cookie-urilor și al tehnologiilor similare, al adresei IP și al datelor de analiză, precum și al oricăror formulare de contact, de solicitare a unei demonstrații sau de întrebări trimise prin intermediul site-ului web.

Pentru informații privind modul în care sunt colectate și utilizate datele dvs. cu caracter personal atunci când vizitați site-ul nostru web, inclusiv detalii despre cookie-urile utilizate și modul în care vă puteți gestiona preferințele, vă rugăm să consultați politica de confidențialitate a Brigade Electronics Group plc Politica de confidențialitate – Brigade Electronics.

Cum utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal

Tabelul de mai jos prezintă categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm în calitate de operator, scopurile pentru care le utilizăm, temeiul juridic pe care ne bazăm și perioada de păstrare a acestora.

Activitate
Gestionarea conturilor de revânzători
Găzduirea și stocarea datelor
Copiere de rezervă și recuperare
Ștergerea datelor
Haloniq Gestionarea conturilor de utilizator
Asistență tehnică și gestionarea serviciilor
Gestionarea configurațiilor clienților
Jurnale de audit și de sistem
Facturare și administrare comercială
Gestionarea aplicațiilor mobile
Gestionarea securității platformei
Monitorizarea infrastructurii
Gestionarea confidențialității și a conformității
Gestionarea contractelor cu furnizorii
Cine este vizat
Date de contact ale distribuitorilor
Utilizatori distribuitori și clienți finali (metadate limitate), administratori Haloniq
Utilizatori finali, administratori Haloniq
Contacte ale clienților finali și utilizatori
Angajații, administratorii și contractanții Haloniq
Date de contact ale distribuitorilor și clienților finali, date de contact pentru asistență
Administratorii clienților finali, administratorii distribuitorilor
Utilizatori finali/revânzători, administratori, angajați/colaboratori ai Haloniq
Persoane de contact pentru facturare (distribuitori)
Utilizatorii aplicațiilor mobile
Utilizatori finali/revânzători, angajați, administratori
Utilizatorii platformei (numai metadate)
Persoanele vizate care își exercită drepturile, datele de contact ale clienților finali și ale distribuitorilor
Date de contact ale furnizorilor, consultanți profesioniști
Datele cu caracter personal utilizate
Numele, adresa de e-mail profesională, numărul de telefon, adresa profesională, funcția, istoricul contului, comunicările
Metadate privind infrastructura, alocarea spațiului de stocare, identificatori ai utilizatorilor, metadate privind serviciile, înregistrări de găzduire
Metadate de rezervă, înregistrări de restaurare, identificatori de sistem
Solicitări de ștergere, jurnale de ștergere, înregistrări de audit
ID-ul utilizatorului, numele, adresa de e-mail profesională, rolul, permisiunile, înregistrările privind autentificarea multifactorială (MFA), istoricul autentificărilor
Date de contact, tichete de asistență, comunicări, informații de diagnosticare
Numele administratorilor, adresele de e-mail, rolurile utilizatorilor, destinatarii notificărilor, înregistrările de audit privind configurația
Înregistrări de conectare, adrese IP, jurnale de autentificare, evenimente de securitate, acțiuni administrative, identificatori de dispozitive
Persoane de contact pentru facturare, facturi, starea plăților, înregistrări privind licențele, informații despre abonamente
Identificatori de dispozitiv, tokenuri pentru notificări push, versiunea aplicației, rapoarte privind erorile, informații de diagnosticare, date analitice privind aplicația
Jurnale de securitate, informații privind amenințările, date de autentificare, rapoarte privind vulnerabilitățile
Indicatori de performanță, telemetrie de sistem, jurnale de infrastructură
Solicitări de acces la date, înregistrări privind încălcările, înregistrări privind conformitatea
Date de contact, contracte, corespondență
De ce îl folosim
Stabilirea și gestionarea relațiilor comerciale, integrarea clienților, administrarea conturilor, gestionarea contractelor și comunicarea cu clienții.
Să asigure funcționarea, întreținerea și securitatea infrastructurii SaaS, să garanteze disponibilitatea și reziliența serviciilor și să administreze resursele din cloud.
Pentru a asigura continuitatea activității, recuperarea în caz de dezastru și restabilirea serviciilor.
Pentru a respecta obligațiile contractuale și legale privind ștergerea în condiții de siguranță a datelor cu caracter personal.
Pentru gestionarea conturilor privilegiate, a identităților și a accesului securizat la sistemele Haloniq.
Pentru a oferi asistență clienților, a gestiona incidentele, a menține calitatea serviciilor și a administra serviciile de asistență.
Să asigure și să mențină funcționalitatea configurației platformei, să administreze funcționalitățile platformei și să ofere asistență pentru solicitările de configurare ale clienților.
Pentru a monitoriza securitatea platformei, a investiga incidentele, a detecta fraudele, a menține înregistrările de audit și a demonstra conformitatea.
Pentru gestionarea abonamentelor, a facturării, a plăților și a raportării financiare.
Publicarea, întreținerea, securizarea și asigurarea suportului pentru aplicația mobilă, gestionarea versiunilor, monitorizarea performanței și trimiterea notificărilor.
Pentru a detecta, preveni și investiga amenințările la adresa securității cibernetice și pentru a asigura securitatea platformei.
Pentru a monitoriza starea de funcționare, disponibilitatea și reziliența platformei, precum și pentru planificarea capacității.
Pentru a respecta RGPD din Regatul Unit, RGPD al UE și alte obligații legale aplicabile.
Pentru gestionarea furnizorilor, a contractelor și a relațiilor profesionale.
Temeiul juridic
Contract (art. 6 alin. (1) lit. (b)); Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c)); Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Contract (art. 6 alin. (1) lit. (b)); Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f)); Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c))
Contract (art. 6 alin. (1) lit. (b)); Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c))
Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f)); Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c))
Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c))
Contract (art. 6 alin. (1) lit. (b)); Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Cât timp îl păstrăm
Durata contractului + 6 ani
Durata de viață + 12 luni de înregistrări operaționale
Perioadă de păstrare de 30–90 de zile (cu excepția cazurilor în care se aplică o obligație legală de păstrare)
Jurnalele de ștergere sunt păstrate timp de 12 luni
Angajare/angajament + 12 luni
La 24 de luni de la închiderea dosarului
Durata contractului + 90 de zile
12–24 luni
7 ani
Durata de valabilitate a contului + 12 luni
12–24 luni
12 luni
6 ani
Durata contractului + 6 ani

Cui transmitem datele dumneavoastră

Împărtășim date cu caracter personal, atunci când este necesar și proporțional în scopurile descrise mai sus, cu:

  • Furnizorii de servicii care ne susțin operațiunile comerciale, inclusiv furnizorii de servicii de găzduire în cloud și de infrastructură, furnizorul nostru de CRM, furnizorii de servicii de asistență tehnică și de gestionare a tichetelor, furnizorii de servicii de gestionare a identității și furnizorii de servicii de monitorizare a securității;
  • Distribuitorii noștri autorizați și partenerii noștri de afaceri, inclusiv societățile din cadrul Grupului Brigade Electronics, precum și reprezentanții acestora;
  • Consultanți profesioniști, inclusiv consilierii noștri juridici, auditorii și furnizorii de sisteme financiare;
  • Furnizorii de servicii de plată și băncile, în scopul facturării și al administrării financiare;
  • Autoritățile de reglementare și de supraveghere, inclusiv Biroul Comisarului pentru Informații (ICO) și autoritățile de supraveghere relevante ale UE, în cazul în care legea prevede acest lucru;
  • Apple și Google, precum și furnizorul nostru de servicii de analiză pentru dispozitive mobile, în legătură cu funcționarea aplicației noastre mobile; și
  • Orice cumpărător sau potențial cumpărător al afacerii sau al activelor noastre, în cazul unei vânzări, fuziuni, reorganizări sau al unei tranzacții similare.

Le solicităm distribuitorilor și furnizorilor noștri de servicii să protejeze datele cu caracter personal în conformitate cu legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor și să le prelucreze numai conform instrucțiunilor noastre sau în conformitate cu propriul rol legal, după caz.

Serviciul de asistență pentru clienți este asigurat în numele nostru de către Brigade Electronics Group plc, prin intermediul platformei Zendesk, care poate include un agent de asistență asistat de inteligență artificială (Brigade Bot).

Transferuri internaționale

În cazul în care aveți reședința în Regatul Unit, datele dvs. cu caracter personal pot fi transferate și stocate în Spațiul Economic European (SEE) în legătură cu activitățile de prelucrare descrise în secțiunea 4 a prezentei notificări, în cadrul cărora noi acționăm în calitate de operator de date.

Guvernul Regatului Unit a confirmat, prin reglementările sale privind caracterul adecvat al protecției datelor, că SEE asigură un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal. Aceasta înseamnă că putem transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către SEE pe această bază, fără a fi necesară punerea în aplicare a unor măsuri de protecție suplimentare (cum ar fi Acordul Regatului Unit privind transferul internațional de date sau Clauzele contractuale standard ale UE) pentru acest transfer specific.

În cazul în care transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal către o țară care nu beneficiază de o decizie de adecvare, ne vom asigura în prealabil că există o măsură de protecție adecvată și vom actualiza prezenta notificare în consecință.

Această secțiune nu se referă la prelucrarea datelor în scopuri de marketing sau legate de site-ul web, care este efectuată separat de Brigade Electronics Group plc în calitate de operator independent — a se vedea secțiunea 1 de mai sus și politica de confidențialitate a Brigade Electronics Group plc pentru informații privind eventualele transferuri internaționale relevante pentru prelucrarea respectivă

Drepturile dumneavoastră

Sub rezerva anumitor condiții și excepții prevăzute de legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor, aveți următoarele drepturi în ceea ce privește datele dumneavoastră cu caracter personal:

  • Dreptul de a fi informat cu privire la modul în care utilizăm datele dvs. cu caracter personal (așa cum se precizează în prezenta notificare);
  • Dreptul de acces la datele cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră;
  • Dreptul la rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete;
  • Dreptul la ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în anumite circumstanțe;
  • Dreptul de a limita prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi în anumite circumstanțe;
  • Dreptul la portabilitatea datelor, în cazul în care prelucrăm datele dumneavoastră prin mijloace automatizate, pe baza consimțământului dumneavoastră sau a unui contract;
  • Dreptul de a se opune prelucrării bazate pe interese legitime, inclusiv în scopuri de marketing direct; și
  • Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, în cazul în care ne bazăm pe consimțământ ca temei juridic, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

Pentru a vă exercita oricare dintre aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați folosind datele de contact din secțiunea 8 de mai jos. Este posibil să fie necesar să vă verificăm identitatea înainte de a vă răspunde la solicitare.

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care am gestionat datele dvs. cu caracter personal, aveți dreptul să depuneți o plângere la o autoritate de supraveghere. În Regatul Unit, aceasta este Biroul Comisarului pentru Informații (ico.org.uk). Dacă aveți reședința în SEE, puteți depune o plângere și la autoritatea locală de supraveghere a protecției datelor.

Cum să depuneți o plângere

În conformitate cu legislația britanică privind protecția datelor, aveți dreptul să ne adresați direct o plângere dacă considerați că, în legătură cu datele dvs. cu caracter personal, a avut loc o încălcare a GDPR-ului britanic sau a Părții a 3-a din Legea privind protecția datelor din 2018. Vă încurajăm să ne semnalați mai întâi orice preocupări, astfel încât să avem ocazia să investigăm și să remediem situația.

Ne puteți trimite o reclamație:

  • prin e-mail sau poștă, folosind datele de contact din secțiunea 9 de mai jos.

Atunci când primim o reclamație din partea dumneavoastră, vom:

  • să confirmăm primirea reclamației dumneavoastră în termen de 30 de zile;
  • să ia măsurile necesare pentru a investiga reclamația dumneavoastră fără întârzieri nejustificate, într-un mod rezonabil și proporțional cu natura și complexitatea problemelor ridicate, precum și cu impactul asupra dumneavoastră;
  • vă vom ține la curent cu evoluția lucrărilor, inclusiv cu privire la eventualele întârzieri preconizate; și
  • vă vom comunica rezultatul reclamației dumneavoastră fără întârzieri nejustificate.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la o autoritate de supraveghere în orice moment, indiferent dacă ne-ați adresat sau nu mai întâi o plângere. În Regatul Unit, această autoritate este Biroul Comisarului pentru Informații (ico.org.uk). Dacă aveți domiciliul în SEE, puteți depune o plângere și la autoritatea locală de supraveghere în domeniul protecției datelor.

Cum ne puteți contacta

Dacă aveți întrebări cu privire la această notificare sau la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, sau dacă doriți să vă exercitați vreunul dintre drepturile dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați la:

DPO
Haloniq S.R.L.
Brigade, Casa, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+44 (0)1322 420300
privacy@haloniq.com

Modificări aduse prezentei notificări

Este posibil să actualizăm periodic această notificare pentru a reflecta modificările survenite în activitățile noastre de prelucrare sau pentru a respecta cerințele legale. În cazul în care modificările sunt semnificative, vom lua măsuri rezonabile pentru a informa persoanele vizate. Data “Ultima actualizare” afișată în partea de sus a acestei notificări indică data la care a fost revizuită ultima dată.