Pravila o privatnosti

Obavijest o privatnosti

Sadržaj

Tko smo mi

Opseg ove obavijesti

Korisnici web stranice

Kako koristimo vaše osobne podatke

S kim dijelimo vaše podatke

Međunarodni prijenosi

Kako se žaliti

Promjene u ovom obavještenju

Tko smo mi

Ovo obavještenje o privatnosti izdaje Haloniq Ltd (“Haloniq”, “mi”, “nas” ili “naš”), pružatelj platforme Haloniq za upravljanje flotom i telematiku kao softver usluge (“Platforma”).

Haloniq je privatno društvo s ograničenom odgovornošću osnovano u Engleskoj i Walesu pod brojem 16506914 i sa sjedištem u Uredu 2, Brigade House, Station Road, South Darenth, Dartford, Kent, Ujedinjeno Kraljevstvo, DA4 9BD.

Haloniq je voditelj obrade osobnih podataka opisanih u ovom obavještenju. Kada Haloniq obrađuje osobne podatke u ime svojih klijenata kao obrađivač (na primjer, osobne podatke koje naši klijenti učitavaju ili generiraju putem Platforme, kao što su podaci o vozaču, vozilu, telematici i medijima), takva se obrada uređuje našim ugovorom s relevantnim klijentom i vlastitim obavještenjem o privatnosti klijenta, a ne ovim dokumentom. Ako ste vozač, korisnik vozila ili druga osoba čiji su podaci na Platformu učitani od strane vašeg poslodavca ili druge organizacije koja koristi Haloniq, molimo vas da se obratite obavijesti o privatnosti te organizacije, jer je ona kontrolor odgovoran za te podatke.

Marketinške aktivnosti vezane uz proizvode i usluge Haloniq-a te web-stranicu Haloniq-a u vlasništvu su i pod upravom Brigade Electronics Group plc, sestrinske tvrtke Haloniq-a, koja djeluje kao neovisni voditelj obrade podataka za ove aktivnosti — to jest, Brigade Electronics Group plc određuje vlastite svrhe i načine obrade osobnih podataka za potrebe marketinga i web stranice te ne postupa prema uputama Haloniq-a u vezi s tom obradom. Ova obavijest ne obuhvaća i nije namijenjena opisivanju obrade koju Brigade Electronics Group plc provodi u tom svojstvu. Za informacije o tome kako Brigade Electronics Group plc obrađuje vaše osobne podatke u marketinške ili web-svrhe, pogledajte njihovu politiku privatnosti. Pravila o privatnosti – Brigade Electronics.

Službenik za zaštitu podataka

S obzirom na prirodu i opseg naših aktivnosti obrade, imenovali smo službenika za zaštitu podataka (DPO) u skladu s člankom 37. UK GDPR-a i EU GDPR-a.

Naš DPO je odgovoran za informiranje i savjetovanje o našim obvezama zaštite podataka, nadzor naše usklađenosti s ovom obaviješću i primjenjivim zakonima o zaštiti podataka, davanje savjeta o procjenama utjecaja na zaštitu podataka, suradnju s nadzornim tijelima te djelovanje kao kontaktna točka za Ured povjerenika za informiranje (ICO), nadležna tijela nadzora EU i pojedince čije podatke obrađujemo.
Naš službenik za zaštitu podataka obavlja svoje zadatke neovisno i izvještava izravno višem menadžmentu te ne prima upute u vezi s obavljanjem tih zadataka, u skladu s člankom 38. UK GDPR-a i EU GDPR-a.

Možete se izravno obratiti našem službeniku za zaštitu podataka s bilo kakvim pitanjem u vezi s ovom obaviješću, našom obradom vaših osobnih podataka ili za ostvarivanje bilo kojeg od svojih prava na sljedeći način:

DPO
Haloniq d.o.o.
Kuća Brigade, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+44 (0)1322 420300
privacy@haloniq.com

Opseg ove obavijesti

Ova obavijest objašnjava kako Haloniq prikuplja, koristi, dijeli i štiti osobne podatke kada djelujemo kao voditelj obrade — to jest, kada odlučujemo o svrhama i sredstvima obrade. To uključuje osobne podatke koji se odnose na:

    • Naši ovlašteni prodavači, poslovni partneri i njihovi predstavnici;
    • Poslovni kontakti i administratori naših krajnjih korisnika u vezi s upravljanjem računima, podrškom, naplatom i konfiguracijom platforme;
    • Potencijalni klijenti koji se izravno obraćaju Haloniq u vezi s procesom uključivanja ili demonstracijama platforme (opća marketinška aktivnost, uključujući web-stranicu Haloniq, odvija se odvojeno pod upravom Brigade Electronics Group plc kao neovisnog kontrolora — vidi Odjeljak 1);
    • Posjetitelji i korisnici naše mobilne aplikacije, u vezi s radom i sigurnošću aplikacije;
    • Naši zaposlenici, izvođači i administratori, u vezi s pristupom sustavu; i
    • Dobavljači i profesionalni savjetnici.

Ova obavijest odnosi se na pojedince u Ujedinjenom Kraljevstvu i Europskom gospodarskom prostoru te je izdana u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka Ujedinjenog Kraljevstva (UK GDPR), Općom uredbom o zaštiti podataka Europske unije (EU GDPR) (Uredba (EU) 2016/679) i Zakonom o zaštiti podataka iz 2018. godine.

Korisnici web stranice

Web-stranicu Haloniq posjeduje i upravlja njome Brigade Electronics Group plc, sestrinska tvrtka Haloniq, koja djeluje kao voditelj obrade za osobne podatke prikupljene putem web-stranice — uključujući putem kolačića i sličnih tehnologija, IP adrese i analitičkih podataka, te bilo kojih obrazaca za kontakt, zahtjev za demonstraciju ili upite poslane putem web-stranice.

Za informacije o tome kako se prikupljaju i koriste vaši osobni podaci prilikom posjeta našoj web stranici, uključujući detalje o kolačićima koji se koriste i kako upravljati svojim postavkama, pogledajte pravila o privatnosti tvrtke Brigade Electronics Group plc. Pravila o privatnosti – Brigade Electronics.

Kako koristimo vaše osobne podatke

U donjoj tablici navedene su kategorije osobnih podataka koje obrađujemo kao voditelj obrade, svrhe za koje ih koristimo, pravna osnova na kojoj se temeljimo te koliko dugo ih čuvamo.

Aktivnost
Upravljanje računima preprodavača
Hosting i pohrana podataka
Sigurnosno kopiranje i oporavak
Brisanje podataka
Haloniq Upravljanje korisničkim računima
Tehnička podrška i upravljanje uslugama
Upravljanje konfiguracijom kupca
Revizijski i sustavni zapisi
Naplata i komercijalna administracija
Upravljanje mobilnim aplikacijama
Upravljanje sigurnošću platforme
Praćenje infrastrukture
Upravljanje privatnošću i usklađenošću
Upravljanje ugovorima s dobavljačima
Koga ovo uključuje
Kontaktni podaci preprodavača
Korisnici preprodavača i krajnjih korisnika (ograničeni metapodaci), administratori Haloniq
Krajnji korisnici, administratori Haloniq
Kontaktne osobe i korisnici krajnjih kupaca
Haloniq zaposlenici, administratori, izvođači
Kontaktni podaci preprodavača i krajnjih kupaca, kontaktni podaci podrške
Administratori krajnjih korisnika, administratori preprodavača
Krajnji korisnici/preprodavači, administratori, zaposlenici/ugovoreni suradnici Haloniq
Kontaktni podaci za naplatu preprodavača
Korisnici mobilnih aplikacija
Krajnji korisnici/preprodavači, zaposlenici, administratori
Korisnici platforme (samo metapodaci)
Subjekti podataka koji ostvaruju svoja prava, kontakti krajnjih korisnika i preprodavača
Kontaktni podaci dobavljača, stručni savjetnici
Korišteni osobni podaci
Ime, poslovna e-pošta, telefonski broj, poslovna adresa, radna pozicija, povijest računa, komunikacije
Metapodaci infrastrukture, raspodjela pohrane, identifikatori najmoprimaca, metapodaci usluge, zapisi o hostingu
Sigurnosna kopija metapodataka, obnova zapisa, identifikatori sustava
Zahtjevi za brisanje, zapisi o brisanju, evidencija revizije
ID korisnika, ime, poslovna e-pošta, uloga, dozvole, zapisi o MFA, povijest prijava
Kontaktni podaci, podržni tiketi, komunikacije, dijagnostičke informacije
Nazivi administratora, adrese e-pošte, korisničke uloge, primatelji obavijesti, zapisi revizije konfiguracije
Zapisi o prijavama, IP adrese, zapisi o autentifikaciji, sigurnosni događaji, administrativne radnje, identifikatori uređaja
Kontakt osobe za naplatu, računi, status plaćanja, evidencija licenci, informacije o pretplati
ID-ovi uređaja, tokeni push obavijesti, verzija aplikacije, izvještaji o padovima, dijagnostičke informacije, analitika aplikacije
Sigurnosni zapisi, obavještaj o prijetnjama, podaci o autentifikaciji, izvještaji o ranjivostima
Metrike performansi, telemetrija sustava, zapisi infrastrukture
Zahtjevi za pristup podacima, evidencija o povredama, evidencija o usklađenosti
Kontaktni podaci, ugovori, korespondencija
Zašto ga koristimo
Uspostavljanje i upravljanje komercijalnim odnosima, uključivanje novih klijenata, administracija računa, upravljanje ugovorima i komunikacija s klijentima.
Upravljati, održavati i osigurati SaaS infrastrukturu, osigurati dostupnost i otpornost usluge te upravljati resursima u oblaku.
Kako bi se osigurao kontinuitet poslovanja, oporavak od katastrofe i obnova usluga.
Kako bi se ispunile ugovorne i zakonske obveze za sigurno brisanje osobnih podataka.
Za upravljanje privilegiranim računima, upravljanje identitetima i siguran pristup Haloniq sustavima.
Pružanje korisničke podrške, upravljanje incidentima, održavanje kvalitete usluge i administriranje usluga podrške.
Za održavanje i osiguravanje funkcionalnosti konfiguracije platforme, upravljanje značajkama platforme i podršku zahtjevima korisnika za konfiguraciju.
Praćenje sigurnosti platforme, istraživanje incidenata, otkrivanje prijevara, vođenje evidencije revizije i dokazivanje usklađenosti.
Za upravljanje pretplatama, naplatom, isplatama i financijskim izvještavanjem.
Objaviti, održavati, osigurati i podržati mobilnu aplikaciju, upravljati izdanjima, nadzirati performanse i slati obavijesti.
Otkrivati, sprječavati i istraživati prijetnje kibernetičke sigurnosti te održavati sigurnost platforme.
Praćenje zdravlja platforme, dostupnosti, otpornosti i planiranja kapaciteta.
Kako bi se ispunile obveze prema UK GDPR-u, EU GDPR-u i drugim primjenjivim zakonskim obvezama.
Upravljati dobavljačima, ugovorima i profesionalnim odnosima.
Pravna osnova
Ugovor (čl. 6. st. 1. točka b)); legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f))
Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f)
Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f)
Pravna obveza (čl. 6. st. 1. točka c)); legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f))
Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f)
Ugovor (čl. 6. st. 1. točka b)); legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f))
Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f)
Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f)); pravna obveza (čl. 6. st. 1. točka c))
Ugovor (čl. 6. st. 1. točka b)); pravna obveza (čl. 6. st. 1. točka c))
Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f)
Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f)); pravna obveza (čl. 6. st. 1. točka c))
Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f)
Pravna obveza (čl. 6. st. 1. točka c)
Ugovor (čl. 6. st. 1. točka b)); legitimni interesi (čl. 6. st. 1. točka f))
Koliko dugo ga čuvamo
Ugovoreni rok + 6 godina
Rok trajanja + 12 mjeseci operativne evidencije
Rotacija 30–90 dana (osim ako ne postoji zakonska obveza čuvanja)
Zapisnici o brisanju se čuvaju 12 mjeseci.
Zapošljavanje/angažman + 12 mjeseci
24 mjeseca nakon zatvaranja karte
Trajanje ugovora + 90 dana
12–24 mjeseca
7 godina
Životni vijek računa + 12 mjeseci
12–24 mjeseca
12 mjeseci
6 godina
Ugovoreni rok + 6 godina

S kim dijelimo vaše podatke

Dijelimo osobne podatke, gdje je to potrebno i proporcionalno za gore navedene svrhe, s:

  • Pružatelji usluga koji podržavaju naše poslovne operacije, uključujući pružatelje usluga cloud hostinga i infrastrukture, našeg CRM pružatelja, pružatelje usluga help deska i sustava za izdavanje karata, pružatelje usluga upravljanja identitetom i pružatelje usluga sigurnosnog nadzora;
  • Naši ovlašteni preprodavači i poslovni partneri, uključujući tvrtke grupe Brigade Electronics, i njihovi predstavnici;
  • Profesionalni savjetnici, uključujući naše pravne savjetnike, revizore i pružatelje financijskih sustava;
  • Pružatelji plaćanja i banke, za naplatu i financijsku administraciju;
  • Regulatorna i nadzorna tijela, uključujući Ured povjerenika za informiranje (ICO) i nadležna tijela nadzora EU, gdje to zahtijeva zakon;
  • Apple i Google, te naš pružatelj usluga mobilne analitike, u vezi s radom naše mobilne aplikacije; i
  • Svaki kupac ili potencijalni kupac našeg poslovanja ili imovine, u slučaju prodaje, spajanja, reorganizacije ili slične transakcije.

Zahtijevamo od naših preprodavača i pružatelja usluga da štite osobne podatke u skladu s važećim zakonom o zaštiti podataka i obrađuju ih isključivo prema našim uputama ili u skladu sa svojom zakonitom ulogom, ovisno o slučaju.

Korisničku podršku u naše ime pruža Brigade Electronics Group plc koristeći Zendesk, što može uključivati agenta podrške uz pomoć umjetne inteligencije (Brigade Bot).

Međunarodni prijenosi

Budući da se nalazite u Ujedinjenom Kraljevstvu, vaši se osobni podaci mogu prenijeti i pohraniti u Europskom gospodarskom prostoru (EGP) u vezi s aktivnostima obrade opisanim u odjeljku 4. ove obavijesti, gdje djelujemo kao voditelj obrade.

Vlada Ujedinjenog Kraljevstva potvrdila je, putem svojih propisa o adekvatnosti zaštite podataka, da EGP osigurava odgovarajuću razinu zaštite osobnih podataka. To znači da na temelju toga možemo prenijeti vaše osobne podatke u EGP, bez potrebe za uvođenjem dodatnih zaštitnih mjera (kao što su Ugovor o međunarodnom prijenosu podataka Ujedinjenog Kraljevstva ili standardne ugovorne klauzule EU) za ovaj konkretni prijenos.

Ako prenesemo vaše osobne podatke u zemlju koja nema odluku o primjerenosti, prethodno ćemo osigurati odgovarajuću zaštitu i u skladu s tim ažurirati ovo obavještenje.

Ovaj odjeljak ne obuhvaća obradu vezanu uz marketing ili web-stranicu, koja se provodi zasebno od strane Brigade Electronics Group plc kao neovisnog kontrolora — pogledajte odjeljak 1 gore i vlastitu politiku privatnosti Brigade Electronics Group plc za informacije o svim međunarodnim prijenosima relevantnim za tu obradu.

Vaša prava

Podložno određenim uvjetima i iznimkama prema važećem zakonu o zaštiti podataka, imate sljedeća prava u vezi sa svojim osobnim podacima:

  • Pravo na informiranje o načinu na koji koristimo vaše osobne podatke (kako je navedeno u ovom obavještenju);
  • Pravo na pristup osobnim podacima koje o vama vodimo;
  • Pravo na ispravak netočnih ili nepotpunih osobnih podataka;
  • Pravo na brisanje vaših osobnih podataka u određenim okolnostima;
  • Pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka u određenim okolnostima;
  • Pravo na prenosivost podataka, kada obrađujemo vaše podatke automatiziranim sredstvima na temelju vaše suglasnosti ili ugovora;
  • Pravo na prigovor obradi na temelju legitimnih interesa, uključujući u svrhu izravnog marketinga; i
  • Pravo na povlačenje privole u bilo kojem trenutku, kada se oslanjamo na privolu kao pravnu osnovu, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.

Da biste iskoristili bilo koje od ovih prava, molimo kontaktirajte nas putem podataka navedenih u odjeljku 8. Možda ćemo morati provjeriti vaš identitet prije nego što odgovorimo na vaš zahtjev.

Ako niste zadovoljni načinom na koji smo postupali s vašim osobnim podacima, imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu. U Ujedinjenom Kraljevstvu to je Ured povjerenika za informiranje (ico.org.uk). Ako se nalazite u EGP-u, možete se također žaliti lokalnom nadzornom tijelu za zaštitu podataka.

Kako se žaliti

Prema britanskom zakonu o zaštiti podataka, imate pravo izravno se žaliti nama ako smatrate da je u vezi s vašim osobnim podacima došlo do povrede Uredbe GDPR-a u Ujedinjenom Kraljevstvu ili dijela 3. Zakona o zaštiti podataka iz 2018. godine. Potičemo vas da nam prvo prijavite sve svoje primjedbe kako bismo imali priliku istražiti situaciju i ispraviti eventualne propuste.

Možete nam podnijeti žalbu:

  • putem e-pošte ili pošte, koristeći kontaktne podatke u odjeljku 9. u nastavku.

Kada primimo vašu žalbu, mi ćemo:

  • potvrditi primitak vaše žalbe u roku od 30 dana;
  • poduzeti odgovarajuće korake za ispitivanje vaše pritužbe bez nepotrebnog odgađanja, na način koji je razuman i proporcionalan prirodi i složenosti iznesenih pitanja te utjecaju na vas;
  • obavještavati vas o našem napretku, uključujući o svim predviđenim kašnjenjima; i
  • Obavijestiti ćemo vas o ishodu vaše žalbe bez nepotrebnog odgađanja.

Imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu u bilo kojem trenutku, bez obzira jeste li nam se prethodno žalili ili ne. U Ujedinjenom Kraljevstvu to je Ured povjerenika za informiranje (ico.org.uk). Ako se nalazite u EGP-u, možete se također žaliti lokalnom nadzornom tijelu za zaštitu podataka.

Kako nas kontaktirati

Ako imate bilo kakvih pitanja u vezi s ovom obaviješću ili načinom na koji obrađujemo vaše osobne podatke, ili želite ostvariti bilo koje od svojih prava, molimo kontaktirajte nas na:

DPO
Haloniq d.o.o.
Kuća Brigade, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+44 (0)1322 420300
privacy@haloniq.com

Promjene u ovom obavještenju

Možemo povremeno ažurirati ovo obavještenje kako bismo odrazili promjene u našim aktivnostima obrade ili ispunili zakonske zahtjeve. Ako su promjene značajne, poduzet ćemo razumna mjera kako bismo obavijestili pogođene pojedince. Datum “Zadnje ažuriranje” na vrhu ovog obavještenja označava kada je ono posljednji put revidirano.