Politique de confidentialité

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Sommaire

Qui sommes-nous ?

Champ d'application de la présente notification

Utilisateurs du site web

Comment nous utilisons vos données à caractère personnel

À qui nous transmettons vos données

Transferts internationaux

Comment déposer une réclamation

Modifications apportées à la présente déclaration

Qui sommes-nous ?

La présente déclaration de confidentialité est publiée par Haloniq Ltd (“Haloniq”, “nous”, “nous” ou “notre”), fournisseur de la plateforme SaaS Haloniq de gestion de flotte et de télématique (la “Plateforme”).

Haloniq est une société à responsabilité limitée constituée en Angleterre et au Pays de Galles, immatriculée sous le numéro 16506914 et dont le siège social est situé à l'adresse suivante : Unit 2, Brigade House, Station Road, South Darenth, Dartford, Kent, Royaume-Uni, DA4 9BD.

Haloniq est le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans la présente déclaration. Lorsque Haloniq traite des données à caractère personnel pour le compte de ses clients en tant que sous-traitant (par exemple, les données à caractère personnel que nos clients téléchargent sur la Plateforme ou génèrent via celle-ci, telles que les données relatives aux conducteurs, aux véhicules, à la télématique et aux médias), ce traitement est régi par notre contrat avec le client concerné et par la politique de confidentialité de ce dernier, et non par le présent document. Si vous êtes un conducteur, un utilisateur de véhicule ou toute autre personne dont les données ont été téléchargées sur la Plateforme par votre employeur ou une autre organisation utilisant Haloniq, veuillez vous reporter à la déclaration de confidentialité de cette organisation, car c’est elle qui est le responsable du traitement de ces données.

Les activités marketing relatives aux produits et services de Haloniq, ainsi que le site web de Haloniq, sont détenues et gérées par Brigade Electronics Group plc, une société sœur de Haloniq, qui agit en tant que responsable du traitement indépendant pour ces activités — c'est-à-dire que Brigade Electronics Group plc détermine elle-même les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel à des fins de marketing et liées au site web, et n'agit pas sur instruction de Haloniq en ce qui concerne ce traitement. La présente déclaration ne couvre pas et n’a pas pour objet de décrire les traitements effectués par Brigade Electronics Group plc en cette qualité. Pour plus d’informations sur la manière dont Brigade Electronics Group plc traite vos données à caractère personnel à des fins de marketing ou liées au site web, veuillez consulter sa politique de confidentialité. Politique de confidentialité – Brigade Electronics.

Délégué à la protection des données

Compte tenu de la nature et de l'ampleur de nos activités de traitement, nous avons désigné un délégué à la protection des données (DPO) conformément à l'article 37 du RGPD britannique et du RGPD européen.

Notre délégué à la protection des données (DPO) est chargé de nous informer et de nous conseiller sur nos obligations en matière de protection des données, de veiller au respect de la présente déclaration et de la législation applicable en matière de protection des données, de fournir des conseils sur les analyses d’impact relatives à la protection des données, de coopérer avec les autorités de contrôle et de servir de point de contact pour l’Information Commissioner’s Office (ICO), les autorités de contrôle compétentes de l’Union européenne et les personnes dont nous traitons les données.
Notre délégué à la protection des données exerce ses fonctions en toute indépendance et rend compte directement à la direction générale ; il ne reçoit aucune instruction concernant l'exercice de ces fonctions, conformément à l'article 38 du RGPD britannique et du RGPD de l'UE.

Vous pouvez contacter directement notre délégué à la protection des données pour toute question concernant la présente déclaration, l'utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel, ou pour exercer l'un de vos droits, comme suit :

DPO
Haloniq S.A.R.L.
Brigade, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+33 (0)2 99 03 60 34
[email protected]

Champ d'application de la présente notification

La présente déclaration explique comment Haloniq collecte, utilise, partage et protège les données à caractère personnel lorsque nous agissons en tant que responsable du traitement, c'est-à-dire lorsque nous déterminons les finalités et les moyens du traitement. Cela concerne notamment les données à caractère personnel relatives à :

    • Nos revendeurs agréés, nos partenaires commerciaux et leurs représentants ;
    • Les interlocuteurs professionnels et les administrateurs de nos clients finaux, dans le cadre de la gestion des comptes, de l'assistance, de la facturation et de la configuration de la plateforme ;
    • Les clients potentiels qui contactent directement Haloniq au sujet de la mise en service ou de démonstrations de la plateforme (les activités de marketing générales, y compris le site web de Haloniq, sont gérées séparément par Brigade Electronics Group plc en tant que responsable du traitement indépendant — voir la section 1) ;
    • Les visiteurs et les utilisateurs de notre application mobile, en ce qui concerne le fonctionnement et la sécurité de celle-ci ;
    • Nos propres salariés, prestataires et responsables administratifs, en ce qui concerne l'accès au système ; et
    • Fournisseurs et conseillers professionnels.

La présente déclaration s'adresse aux personnes résidant au Royaume-Uni et dans l'Espace économique européen, et est publiée conformément au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (UK GDPR), au Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (EU GDPR) (règlement (UE) 2016/679) et à la loi de 2018 sur la protection des données.

Utilisateurs du site web

Le site web Haloniq appartient à Brigade Electronics Group plc, une société sœur de Haloniq, qui en assure la gestion. responsable du traitement pour les données à caractère personnel collectées par le biais du site web — notamment par le biais des cookies et des technologies similaires, de l’adresse IP et des données d’analyse, ainsi que de tout formulaire de contact, de demande de démonstration ou de demande de renseignements soumis via le site web.

Pour en savoir plus sur la manière dont vos données personnelles sont collectées et utilisées lorsque vous consultez notre site web, notamment sur les cookies utilisés et la manière de gérer vos préférences, veuillez consulter la politique de confidentialité de Brigade Electronics Group plc. Politique de confidentialité – Brigade Electronics.

Comment nous utilisons vos données à caractère personnel

Le tableau ci-dessous présente les catégories de données à caractère personnel que nous traitons en tant que responsable du traitement, les finalités pour lesquelles nous les utilisons, la base juridique sur laquelle nous nous appuyons et la durée de conservation de ces données.

Activité
Gestion des comptes revendeurs
Hébergement et stockage de données
Sauvegarde et restauration
Suppression des données
Haloniq : Gestion des comptes utilisateurs
Assistance technique et gestion des services
Gestion de la configuration client
Journaux d'audit et journaux système
Facturation et administration commerciale
Gestion des applications mobiles
Gestion de la sécurité des plateformes
Surveillance des infrastructures
Gestion de la confidentialité et de la conformité
Gestion des contrats fournisseurs
Qui est concerné ?
Coordonnées des revendeurs
Utilisateurs revendeurs et clients finaux (métadonnées limitées), administrateurs Haloniq
Utilisateurs finaux, administrateurs Haloniq
Contacts clients finaux et utilisateurs
Employés, cadres et prestataires de services Haloniq
Coordonnées des revendeurs et des clients finaux, coordonnées du service d'assistance
Administrateurs des clients finaux, administrateurs des revendeurs
Utilisateurs finaux (clients/revendeurs), administrateurs, employés et prestataires de Haloniq
Contacts de facturation des revendeurs
Utilisateurs d'applications mobiles
Utilisateurs finaux (clients/revendeurs), employés, administrateurs
Utilisateurs de la plateforme (métadonnées uniquement)
Personnes concernées exerçant leurs droits, coordonnées des clients finaux et des revendeurs
Coordonnées des fournisseurs, conseillers professionnels
Données à caractère personnel utilisées
Nom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, adresse professionnelle, fonction, historique du compte, communications
Métadonnées d'infrastructure, allocation de stockage, identifiants de locataires, métadonnées de service, enregistrements d'hébergement
Sauvegarde des métadonnées, restauration des enregistrements, identifiants système
Demandes de suppression, journaux de suppression, registres d'audit
Identifiant utilisateur, nom, adresse e-mail professionnelle, rôle, autorisations, enregistrements d'authentification multifactorielle (MFA), historique des connexions
Coordonnées, tickets d'assistance, communications, informations de diagnostic
Noms des administrateurs, adresses e-mail, rôles des utilisateurs, destinataires des notifications, journaux d'audit de configuration
Historique des connexions, adresses IP, journaux d'authentification, événements de sécurité, actions administratives, identifiants des appareils
Contacts de facturation, factures, état des paiements, historique des licences, informations sur les abonnements
Identifiants d'appareil, jetons de notification push, version de l'application, rapports d'erreurs, informations de diagnostic, statistiques d'utilisation de l'application
Journaux de sécurité, renseignements sur les menaces, données d'authentification, rapports sur les vulnérabilités
Indicateurs de performance, télémétrie du système, journaux d'infrastructure
Demandes d'accès aux données personnelles, registres des violations de données, registres de conformité
Coordonnées, contrats, correspondance
Pourquoi nous l'utilisons
Établir et gérer les relations commerciales, l'intégration des clients, la gestion des comptes, la gestion des contrats et la communication avec les clients.
Exploiter, entretenir et sécuriser l'infrastructure SaaS, garantir la disponibilité et la résilience des services, et gérer les ressources cloud.
Assurer la continuité des activités, la reprise après sinistre et la remise en service des services.
Afin de respecter les obligations contractuelles et légales relatives à la suppression sécurisée des données à caractère personnel.
Gérer les comptes privilégiés, la gestion des identités et l'accès sécurisé aux systèmes Haloniq.
Assurer le service client, gérer les incidents, garantir la qualité du service et assurer la gestion des services d'assistance.
Assurer le bon fonctionnement et la sécurité des paramètres de configuration de la plateforme, gérer ses fonctionnalités et répondre aux demandes de configuration des clients.
Assurer la sécurité de la plateforme, mener des enquêtes sur les incidents, détecter les fraudes, tenir à jour les pistes d'audit et démontrer la conformité.
Pour gérer les abonnements, la facturation, les paiements et les rapports financiers.
Publier, assurer la maintenance, sécuriser et assurer le support de l'application mobile, gérer les mises à jour, surveiller les performances et envoyer des notifications.
Détecter, prévenir et enquêter sur les menaces liées à la cybersécurité, et assurer la sécurité de la plateforme.
Pour surveiller l'état de santé, la disponibilité et la résilience de la plateforme, ainsi que pour planifier sa capacité.
Pour se conformer au RGPD britannique, au RGPD de l'UE et aux autres obligations légales applicables.
Gérer les fournisseurs, les contrats et les relations professionnelles.
Base juridique
Contrat (art. 6, paragraphe 1, point b)) ; intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c)) ; intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Contrat (art. 6, paragraphe 1, point b)) ; intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f)) ; obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c))
Contrat (art. 6, paragraphe 1, point b)) ; obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c))
Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f)) ; obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c))
Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c))
Contrat (art. 6, paragraphe 1, point b)) ; intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f))
Combien de temps nous le conservons
Durée du contrat + 6 ans
Durée de vie + 12 mois d'historique d'exploitation
Période glissante de 30 à 90 jours (sauf en cas de conservation légale)
Les journaux de suppression sont conservés pendant 12 mois
Emploi/engagement + 12 mois
24 mois après la clôture du ticket
Durée du contrat + 90 jours
12 à 24 mois
7 ans
Durée de validité du compte + 12 mois
12 à 24 mois
12 mois
6 ans
Durée du contrat + 6 ans

À qui nous transmettons vos données

Nous partageons des données à caractère personnel, lorsque cela est nécessaire et proportionné au regard des finalités décrites ci-dessus, avec :

  • Les prestataires de services qui soutiennent nos activités commerciales, notamment les fournisseurs d’hébergement cloud et d’infrastructure, notre fournisseur de CRM, les prestataires de services d’assistance et de gestion des tickets, les prestataires de gestion des identités et les prestataires de surveillance de la sécurité ;
  • Nos revendeurs agréés et partenaires commerciaux, y compris les sociétés du groupe Brigade Electronics, ainsi que leurs représentants ;
  • les conseillers professionnels, notamment nos conseillers juridiques, nos commissaires aux comptes et nos prestataires de systèmes financiers ;
  • Prestataires de services de paiement et banques, à des fins de facturation et de gestion financière ;
  • Les autorités de régulation et de contrôle, notamment l’Information Commissioner’s Office (ICO) et les autorités de contrôle compétentes de l’Union européenne, lorsque la loi l’exige ;
  • Apple et Google, ainsi que notre prestataire de services d’analyse mobile, dans le cadre de l’exploitation de notre application mobile ; et
  • Tout acquéreur ou acquéreur potentiel de notre entreprise ou de nos actifs, en cas de vente, de fusion, de restructuration ou de toute autre opération similaire.

Nous exigeons de nos revendeurs et prestataires de services qu’ils protègent les données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données et qu’ils ne les traitent que sur nos instructions ou dans le cadre de leur propre rôle légal, selon le cas.

Le service client est assuré pour notre compte par Brigade Electronics Group plc, à l'aide de Zendesk, et peut faire appel à un agent d'assistance assisté par IA (Brigade Bot).

Transferts internationaux

Si vous résidez au Royaume-Uni, vos données à caractère personnel peuvent être transférées vers l'Espace économique européen (EEE) et y être hébergées dans le cadre des activités de traitement décrites à la section 4 de la présente déclaration, dans lesquelles nous agissons en tant que responsable du traitement.

Le gouvernement britannique a confirmé, par le biais de sa réglementation relative à l'adéquation de la protection des données, que l'EEE offre un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel. Cela signifie que nous pouvons transférer vos données à caractère personnel vers l'EEE sur cette base, sans avoir à mettre en place de garanties supplémentaires (telles que l'accord britannique sur les transferts internationaux de données ou les clauses contractuelles types de l'UE) pour ce transfert spécifique.

Si nous transférons vos données à caractère personnel vers un pays ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation, nous veillerons à ce que des garanties appropriées soient mises en place au préalable et mettrons à jour la présente déclaration en conséquence.

La présente section ne traite pas des traitements liés au marketing ou au site web, qui sont effectués séparément par Brigade Electronics Group plc en tant que responsable du traitement indépendant — voir la section 1 ci-dessus et la politique de confidentialité de Brigade Electronics Group plc pour plus d’informations sur les éventuels transferts internationaux liés à ces traitements.

Vos droits

Sous réserve de certaines conditions et exceptions prévues par la législation applicable en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel :

  • Le droit d'être informé de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel (comme indiqué dans la présente note d'information) ;
  • Le droit d'accès aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet ;
  • Le droit de rectification des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes ;
  • Le droit à l'effacement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
  • Le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins dans certaines circonstances ;
  • Le droit à la portabilité des données, lorsque nous traitons vos données par des moyens automatisés sur la base de votre consentement ou d’un contrat ;
  • Le droit de s'opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, y compris à des fins de marketing direct ; et
  • Le droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque nous nous appuyons sur le consentement comme base juridique, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées à la section 8 ci-dessous. Il se peut que nous devions vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos données à caractère personnel, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. Au Royaume-Uni, il s'agit de l'Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Si vous résidez dans l'EEE, vous pouvez également déposer une réclamation auprès de votre autorité locale de contrôle de la protection des données.

Comment déposer une réclamation

En vertu de la législation britannique sur la protection des données, vous avez le droit de nous adresser directement une réclamation si vous estimez qu’une infraction au RGPD britannique ou à la partie 3 de la loi de 2018 sur la protection des données a été commise en ce qui concerne vos données à caractère personnel. Nous vous invitons à nous faire part de vos préoccupations en premier lieu, afin que nous puissions mener une enquête et remédier à la situation.

Vous pouvez nous adresser une réclamation :

  • par e-mail ou par courrier postal, en utilisant les coordonnées indiquées à la section 9 ci-dessous.

Lorsque nous recevons une réclamation de votre part, nous :

  • accuser réception de votre réclamation dans un délai de 30 jours ;
  • prendre les mesures appropriées pour examiner votre réclamation sans retard injustifié, d'une manière raisonnable et proportionnée à la nature et à la complexité des questions soulevées ainsi qu'à l'impact que cela a sur vous ;
  • vous tenir informés de l'avancement de nos travaux, y compris de tout retard éventuel ; et
  • vous communiquer le résultat de votre réclamation dans les meilleurs délais.

Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle à tout moment, que vous nous ayez ou non déjà adressé une réclamation. Au Royaume-Uni, il s'agit de l'Information Commissioner's Office (ico.org.uk). Si vous résidez dans l'EEE, vous pouvez également déposer une réclamation auprès de votre autorité locale de contrôle de la protection des données.

Comment nous contacter

Si vous avez des questions concernant la présente déclaration ou la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :

DPO
Haloniq S.A.R.L.
Brigade, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+33 (0)2 99 03 60 34
[email protected]

Modifications apportées à la présente déclaration

Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente déclaration de temps à autre afin de refléter les modifications apportées à nos activités de traitement ou de nous conformer aux exigences légales. En cas de modifications importantes, nous prendrons des mesures raisonnables pour en informer les personnes concernées. La date indiquée en haut de la présente déclaration sous la rubrique “ Dernière mise à jour ” correspond à la date de sa dernière révision.