Informativa sulla privacy

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Indice

Chi siamo

Ambito di applicazione della presente comunicazione

Utenti del sito web

Come utilizziamo i tuoi dati personali

Con chi condividiamo i tuoi dati

Trasferimenti internazionali

Come presentare un reclamo

Modifiche alla presente informativa

Chi siamo

La presente informativa sulla privacy è redatta da Haloniq Ltd (“Haloniq”, “noi”, “noi” oppure “il nostro”), fornitore della piattaforma SaaS (Software-as-a-Service) Haloniq per la gestione della flotta e la telematica (la “Piattaforma”).

Haloniq è una società a responsabilità limitata costituita in Inghilterra e Galles con numero di registrazione 16506914 e sede legale presso Unit 2, Brigade House Station Road, South Darenth, Dartford, Kent, Regno Unito, DA4 9BD.

Haloniq è il titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente informativa. Laddove Haloniq tratti dati personali per conto dei propri clienti in qualità di responsabile del trattamento (ad esempio, i dati personali che i nostri clienti caricano o generano tramite la Piattaforma, quali dati relativi a conducenti, veicoli, telematica e contenuti multimediali), tale trattamento è disciplinato dal nostro contratto con il cliente in questione e dall’informativa sulla privacy del cliente stesso, non dal presente documento. Se sei un conducente, un utente del veicolo o un’altra persona i cui dati sono stati caricati sulla Piattaforma dal tuo datore di lavoro o da un’altra organizzazione che utilizza Haloniq, ti invitiamo a fare riferimento all’informativa sulla privacy di tale organizzazione, poiché è essa il titolare del trattamento responsabile di tali dati.

Le attività di marketing relative ai prodotti e ai servizi di Haloniq, nonché al sito web di Haloniq, sono di proprietà e gestite da Brigade Electronics Group plc, una società affiliata di Haloniq, che agisce in qualità di titolare del trattamento indipendente per tali attività — ovvero, Brigade Electronics Group plc stabilisce autonomamente le finalità e le modalità di trattamento dei dati personali a fini di marketing e relativi al sito web, e non agisce su istruzioni di Haloniq in relazione a tale trattamento. La presente informativa non riguarda, né intende descrivere, il trattamento effettuato da Brigade Electronics Group plc in tale veste. Per informazioni su come Brigade Electronics Group plc tratta i dati personali dell’utente a fini di marketing o relativi al sito web, si prega di consultare la relativa informativa sulla privacy Informativa sulla privacy – Brigade Electronics.

Responsabile della protezione dei dati

Data la natura e la portata delle nostre attività di trattamento dei dati, abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO) ai sensi dell’articolo 37 del GDPR del Regno Unito e del GDPR dell’UE.

Il nostro Responsabile della protezione dei dati (DPO) ha il compito di informarci e fornirci consulenza in merito ai nostri obblighi in materia di protezione dei dati, di monitorare la nostra conformità alla presente informativa e alla normativa vigente in materia di protezione dei dati, di fornire consulenza sulle valutazioni d’impatto relative alla protezione dei dati, di collaborare con le autorità di controllo e di fungere da punto di contatto per l’Information Commissioner’s Office (ICO), le autorità di controllo dell’UE competenti e le persone fisiche i cui dati trattiamo.
Il nostro responsabile della protezione dei dati svolge i propri compiti in modo indipendente, riferisce direttamente alla dirigenza e non riceve istruzioni in merito all'esercizio di tali compiti, in conformità con l'articolo 38 del GDPR del Regno Unito e del GDPR dell'UE.

È possibile contattare direttamente il nostro responsabile della protezione dei dati per qualsiasi domanda relativa alla presente informativa, al trattamento dei propri dati personali o per esercitare uno qualsiasi dei propri diritti, come indicato di seguito:

DPO
Haloniq S.r.l.
Brigade House, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+39 011-0142105
privacy@haloniq.com

Ambito di applicazione della presente comunicazione

La presente informativa illustra le modalità con cui Haloniq raccoglie, utilizza, condivide e protegge i dati personali quando agisce in qualità di titolare del trattamento, ovvero quando determina le finalità e le modalità del trattamento. Ciò include i dati personali relativi a:

    • I nostri rivenditori autorizzati, i nostri partner commerciali e i loro rappresentanti;
    • I referenti aziendali e gli amministratori dei nostri clienti finali, in relazione alla gestione degli account, all’assistenza, alla fatturazione e alla configurazione della piattaforma;
    • Potenziali clienti che contattano direttamente Haloniq in merito alla procedura di onboarding o alle dimostrazioni della piattaforma (le attività di marketing generali, compreso il sito web di Haloniq, sono gestite separatamente da Brigade Electronics Group plc in qualità di titolare del trattamento indipendente — cfr. Sezione 1);
    • I visitatori e gli utenti della nostra applicazione mobile, in relazione al funzionamento e alla sicurezza dell’app;
    • I nostri dipendenti, collaboratori e amministratori, per quanto riguarda l’accesso al sistema; e
    • Fornitori e consulenti professionisti.

La presente informativa si applica alle persone fisiche residenti nel Regno Unito e nello Spazio economico europeo ed è redatta in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (UK GDPR), al Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea (EU GDPR) (Regolamento (UE) 2016/679) e alla Legge sulla protezione dei dati del 2018.

Utenti del sito web

Il sito web Haloniq è di proprietà e gestito da Brigade Electronics Group plc, una società affiliata di Haloniq, che agisce in qualità di titolare del trattamento per i dati personali raccolti tramite il sito web — compresi quelli raccolti tramite cookie e tecnologie simili, indirizzi IP e dati analitici, nonché eventuali moduli di contatto, richieste di demo o richieste di informazioni inviati tramite il sito web.

Per informazioni sulle modalità di raccolta e utilizzo dei tuoi dati personali quando visiti il nostro sito web, compresi i dettagli sui cookie utilizzati e su come gestire le tue preferenze, ti invitiamo a consultare l’informativa sulla privacy di Brigade Electronics Group plc Informativa sulla privacy – Brigade Electronics.

Come utilizziamo i tuoi dati personali

La tabella che segue illustra le categorie di dati personali che trattiamo in qualità di titolari del trattamento, le finalità per cui li utilizziamo, la base giuridica su cui ci fondiamo e il periodo di conservazione.

Attività
Gestione degli account dei rivenditori
Hosting e archiviazione dei dati
Backup e ripristino
Cancellazione dei dati
Haloniq Gestione degli account utente
Assistenza tecnica e gestione dei servizi
Gestione delle configurazioni dei clienti
Log di audit e di sistema
Fatturazione e amministrazione commerciale
Gestione delle applicazioni mobili
Gestione della sicurezza della piattaforma
Monitoraggio delle infrastrutture
Gestione della privacy e della conformità
Gestione dei contratti con i fornitori
Chi è coinvolto
Contatti dei rivenditori
Rivenditori e utenti finali (metadati limitati), amministratori Haloniq
Utenti finali, amministratori Haloniq
Contatti dei clienti finali e degli utenti
Dipendenti, amministratori e collaboratori esterni di Haloniq
Contatti dei rivenditori e dei clienti finali, contatti dell'assistenza
Amministratori dei clienti finali, amministratori dei rivenditori
Utenti finali/rivenditori, amministratori, dipendenti/collaboratori di Haloniq
Contatti per la fatturazione dei rivenditori
Utenti di applicazioni mobili
Utenti finali (clienti/rivenditori), dipendenti, amministratori
Utenti della piattaforma (solo metadati)
Soggetti interessati che esercitano i propri diritti, contatti dei clienti finali e dei rivenditori
Contatti dei fornitori, consulenti professionali
Dati personali utilizzati
Nome, indirizzo e-mail aziendale, numero di telefono, indirizzo aziendale, qualifica professionale, cronologia dell'account, comunicazioni
Metadati delle infrastrutture, allocazione dello spazio di archiviazione, identificatori dei tenant, metadati dei servizi, record di hosting
Metadati di backup, record di ripristino, identificatori di sistema
Richieste di cancellazione, registri delle cancellazioni, registrazioni di controllo
ID utente, nome, indirizzo e-mail aziendale, ruolo, autorizzazioni, registrazioni MFA, cronologia degli accessi
Dati di contatto, ticket di assistenza, comunicazioni, informazioni diagnostiche
Nomi degli amministratori, indirizzi e-mail, ruoli degli utenti, destinatari delle notifiche, registrazioni di audit della configurazione
Registrazioni di accesso, indirizzi IP, registri di autenticazione, eventi di sicurezza, azioni amministrative, identificatori dei dispositivi
Contatti per la fatturazione, fatture, stato dei pagamenti, dati relativi alle licenze, informazioni sugli abbonamenti
Identificatori dei dispositivi, token delle notifiche push, versione dell'applicazione, segnalazioni di arresti anomali, informazioni diagnostiche, analisi delle app
Registri di sicurezza, informazioni sulle minacce, dati di autenticazione, rapporti sulle vulnerabilità
Metriche delle prestazioni, telemetria di sistema, log dell'infrastruttura
Richieste di accesso ai dati personali, registri delle violazioni, registri di conformità
Dati di contatto, contratti, corrispondenza
Perché lo usiamo
Stabilire e gestire i rapporti commerciali, l’inserimento dei clienti, l’amministrazione dei conti, la gestione dei contratti e le comunicazioni con i clienti.
Gestire, mantenere e proteggere l’infrastruttura SaaS, garantire la disponibilità e la resilienza del servizio e amministrare le risorse cloud.
Per garantire la continuità operativa, il ripristino in caso di emergenza e il ripristino dei servizi.
Per adempiere agli obblighi contrattuali e di legge relativi alla cancellazione sicura dei dati personali.
Per gestire gli account con privilegi, la gestione delle identità e l'accesso sicuro ai sistemi Haloniq.
Fornire assistenza ai clienti, gestire gli incidenti, garantire la qualità del servizio e amministrare i servizi di assistenza.
Garantire il funzionamento e la sicurezza delle configurazioni della piattaforma, gestire le funzionalità della piattaforma e fornire assistenza in merito alle richieste di configurazione dei clienti.
Per monitorare la sicurezza della piattaforma, indagare sugli incidenti, individuare le frodi, conservare le tracce di audit e dimostrare la conformità.
Per gestire gli abbonamenti, la fatturazione, i pagamenti e la rendicontazione finanziaria.
Pubblicare, mantenere, garantire la sicurezza e fornire assistenza per l'applicazione mobile, gestire le versioni, monitorarne le prestazioni e inviare notifiche.
Individuare, prevenire e indagare sulle minacce alla sicurezza informatica e garantire la sicurezza della piattaforma.
Per monitorare lo stato di salute, la disponibilità, la resilienza e la pianificazione della capacità della piattaforma.
Per ottemperare al GDPR del Regno Unito, al GDPR dell’UE e ad altri obblighi di legge applicabili.
Per gestire fornitori, contratti e rapporti professionali.
Base giuridica
Contratto (art. 6, comma 1, lettera b)); Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Obbligo legale (art. 6, comma 1, lettera c)); Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Contratto (art. 6, comma 1, lettera b)); Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f)); Obbligo legale (art. 6, comma 1, lettera c))
Contratto (art. 6, comma 1, lettera b)); Obbligo legale (art. 6, comma 1, lettera c))
Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f)); Obbligo legale (art. 6, comma 1, lettera c))
Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Obbligo legale (art. 6, comma 1, lettera c))
Contratto (art. 6, comma 1, lettera b)); Interessi legittimi (art. 6, comma 1, lettera f))
Per quanto tempo lo conserviamo
Durata del contratto + 6 anni
Durata di vita utile + 12 mesi di registrazioni operative
Conservazione per 30–90 giorni (salvo in caso di obbligo di conservazione previsto dalla legge)
I registri delle cancellazioni vengono conservati per 12 mesi
Occupazione/assunzione + 12 mesi
24 mesi dopo la chiusura del ticket
Durata del contratto + 90 giorni
12–24 mesi
7 anni
Durata dell'account + 12 mesi
12–24 mesi
12 mesi
6 anni
Durata del contratto + 6 anni

Con chi condividiamo i tuoi dati

Condividiamo i dati personali, ove necessario e proporzionato rispetto alle finalità sopra descritte, con:

  • Fornitori di servizi che supportano le nostre attività aziendali, tra cui fornitori di hosting cloud e infrastrutture, il nostro fornitore di CRM, fornitori di servizi di assistenza e gestione dei ticket, fornitori di soluzioni per la gestione delle identità e fornitori di servizi di monitoraggio della sicurezza;
  • I nostri rivenditori autorizzati e partner commerciali, comprese le società del Gruppo Brigade Electronics, e i loro rappresentanti;
  • Consulenti professionali, tra cui i nostri consulenti legali, revisori dei conti e fornitori di sistemi finanziari;
  • Operatori di pagamento e banche, per la fatturazione e l'amministrazione finanziaria;
  • Le autorità di regolamentazione e di vigilanza, tra cui l’Information Commissioner’s Office (ICO) e le autorità di vigilanza dell’UE competenti, ove previsto dalla legge;
  • Apple e Google, nonché il nostro fornitore di servizi di analisi dei dati mobili, nell’ambito del funzionamento della nostra applicazione mobile; e
  • Qualsiasi acquirente o potenziale acquirente della nostra attività o dei nostri beni, in caso di vendita, fusione, riorganizzazione o operazione analoga.

Richiediamo ai nostri rivenditori e fornitori di servizi di proteggere i dati personali in conformità con la normativa vigente in materia di protezione dei dati e di trattarli esclusivamente secondo le nostre istruzioni o in conformità con il proprio ruolo legittimo, a seconda dei casi.

L'assistenza clienti è fornita per nostro conto da Brigade Electronics Group plc, tramite Zendesk, e può avvalersi di un agente di assistenza assistito dall'intelligenza artificiale (Brigade Bot).

Trasferimenti internazionali

Se risiedi nel Regno Unito, i tuoi dati personali potrebbero essere trasferiti e conservati nello Spazio economico europeo (SEE) in relazione alle attività di trattamento descritte nella Sezione 4 della presente informativa, in cui agiamo in qualità di titolare del trattamento.

Il governo del Regno Unito ha confermato, attraverso i propri regolamenti sull’adeguatezza della protezione dei dati, che il SEE garantisce un livello adeguato di protezione dei dati personali. Ciò significa che possiamo trasferire i vostri dati personali verso il SEE su questa base, senza dover adottare misure di salvaguardia aggiuntive (come l’Accordo sul trasferimento internazionale dei dati del Regno Unito o le Clausole contrattuali standard dell’UE) per questo specifico trasferimento.

Qualora dovessimo trasferire i tuoi dati personali in un Paese che non beneficia di una decisione di adeguatezza, provvederemo a garantire preventivamente l’adozione di misure di salvaguardia adeguate e aggiorneremo la presente informativa di conseguenza.

La presente sezione non riguarda i trattamenti relativi al marketing o al sito web, che vengono effettuati separatamente da Brigade Electronics Group plc in qualità di titolare del trattamento indipendente — si veda la Sezione 1 sopra riportata e l’informativa sulla privacy di Brigade Electronics Group plc per informazioni su eventuali trasferimenti internazionali relativi a tali trattamenti

I tuoi diritti

Fatte salve determinate condizioni ed eccezioni previste dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati, l'utente gode dei seguenti diritti in relazione ai propri dati personali:

  • Il diritto di essere informati sulle modalità di trattamento dei propri dati personali (come indicato nella presente informativa);
  • Il diritto di accesso ai dati personali che deteniamo su di te;
  • Il diritto alla rettifica dei dati personali inesatti o incompleti;
  • Il diritto alla cancellazione dei propri dati personali in determinate circostanze;
  • Il diritto di limitare il trattamento dei propri dati personali da parte nostra in determinate circostanze;
  • Il diritto alla portabilità dei dati, nei casi in cui trattiamo i tuoi dati con mezzi automatizzati sulla base del tuo consenso o di un contratto;
  • Il diritto di opporsi al trattamento basato su interessi legittimi, anche a fini di marketing diretto; e
  • Il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, nei casi in cui ci basiamo sul consenso come base giuridica, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, ti preghiamo di contattarci utilizzando i recapiti indicati nella Sezione 8 qui di seguito. Potremmo dover verificare la tua identità prima di rispondere alla tua richiesta.

Se non sei soddisfatto del modo in cui abbiamo trattato i tuoi dati personali, hai il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di controllo. Nel Regno Unito, tale autorità è l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Se risiedi nel SEE, puoi presentare un reclamo anche presso l’autorità di controllo locale competente in materia di protezione dei dati.

Come presentare un reclamo

Ai sensi della normativa britannica in materia di protezione dei dati, l'utente ha il diritto di presentare un reclamo direttamente a noi qualora ritenga che, in relazione ai propri dati personali, si sia verificata una violazione del GDPR britannico o della Parte 3 del Data Protection Act 2018. Invitiamo l'utente a segnalarci innanzitutto eventuali preoccupazioni, in modo da darci l'opportunità di indagare e porre rimedio alla situazione.

È possibile presentarci un reclamo:

  • via e-mail o per posta, utilizzando i recapiti indicati nella Sezione 9 qui di seguito.

Quando riceviamo un reclamo da parte vostra, provvederemo a:

  • confermare la ricezione del reclamo entro 30 giorni;
  • adottare le misure adeguate per esaminare il Suo reclamo senza indebiti ritardi, in modo ragionevole e proporzionato alla natura e alla complessità delle questioni sollevate e all’impatto che queste hanno su di Lei;
  • tenervi informati sui nostri progressi, compresi eventuali ritardi previsti; e
  • vi comunicheremo l'esito del vostro reclamo senza indebiti ritardi.

Hai il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo in qualsiasi momento, indipendentemente dal fatto che tu abbia prima presentato un reclamo a noi o meno. Nel Regno Unito, tale autorità è l'Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Se risiedi nel SEE, puoi anche presentare un reclamo all'autorità di controllo locale competente in materia di protezione dei dati.

Come contattarci

Se avete domande relative alla presente informativa o al modo in cui trattiamo i vostri dati personali, oppure se desiderate esercitare uno dei vostri diritti, vi preghiamo di contattarci all’indirizzo:

DPO
Haloniq S.r.l.
Brigade House, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+39 011-0142105
privacy@haloniq.com

Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare la presente informativa di tanto in tanto per riflettere eventuali modifiche alle nostre attività di trattamento dei dati o per ottemperare ai requisiti di legge. Qualora le modifiche fossero significative, adotteremo misure ragionevoli per informare gli interessati. La data “Ultimo aggiornamento” riportata all’inizio della presente informativa indica quando è stata revisionata l’ultima volta.