Privacyverklaring

Wie wij zijn

Deze privacyverklaring is opgesteld door Haloniq Ltd (“Haloniq”, “wij”, “ons” of “onze”), de aanbieder van het Haloniq-platform voor wagenparkbeheer en telematica op basis van Software-as-a-Service (het “Platform”).

Haloniq is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, opgericht in Engeland en Wales onder bedrijfsnummer 16506914, met maatschappelijke zetel te Unit 2, Brigade House Station Road, South Darenth, Dartford, Kent, Verenigd Koninkrijk, DA4 9BD.

Haloniq is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Wanneer Haloniq als verwerker persoonsgegevens verwerkt namens haar klanten (bijvoorbeeld persoonsgegevens die onze klanten uploaden naar of genereren via het Platform, zoals gegevens over bestuurders, voertuigen, telematica en media), valt die verwerking onder onze overeenkomst met de betreffende klant en de privacyverklaring van die klant, en niet onder dit document. Als u een bestuurder, voertuiggebruiker of een andere persoon bent wiens gegevens door uw werkgever of een andere organisatie die gebruikmaakt van Haloniq naar het Platform zijn geüpload, raadpleeg dan de privacyverklaring van die organisatie, aangezien zij de verwerkingsverantwoordelijke is voor die gegevens.

De marketingactiviteiten met betrekking tot de producten en diensten van Haloniq en de website van Haloniq zijn eigendom van en worden beheerd door Brigade Electronics Group plc, een zusteronderneming van Haloniq, die optreedt als een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor deze activiteiten — dat wil zeggen dat Brigade Electronics Group plc zelf de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van persoonsgegevens voor marketing- en websitedoeleinden, en bij die verwerking niet handelt in opdracht van Haloniq. Deze verklaring heeft geen betrekking op, en is niet bedoeld om een beschrijving te geven van, de verwerking die door Brigade Electronics Group plc in die hoedanigheid wordt uitgevoerd. Voor informatie over hoe Brigade Electronics Group plc uw persoonsgegevens verwerkt voor marketing- of websitedoeleinden, verwijzen wij u naar hun privacybeleid Privacybeleid – Brigade Electronics.

Functionaris voor gegevensbescherming

Gezien de aard en de omvang van onze verwerkingsactiviteiten hebben wij een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld overeenkomstig artikel 37 van de Britse AVG en de EU-AVG.

Onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) is verantwoordelijk voor het informeren en adviseren van ons over onze verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming, het toezicht op de naleving van deze verklaring en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, het verstrekken van advies over effectbeoordelingen inzake gegevensbescherming, het samenwerken met toezichthoudende autoriteiten en het fungeren als contactpersoon voor het Information Commissioner’s Office (ICO), relevante EU-toezichthoudende autoriteiten en personen van wie wij gegevens verwerken.
Onze functionaris voor gegevensbescherming voert zijn taken onafhankelijk uit, rapporteert rechtstreeks aan het hoger management en ontvangt geen instructies met betrekking tot de uitoefening van die taken, overeenkomstig artikel 38 van de Britse AVG en de EU-AVG.

Als u vragen hebt over deze verklaring of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, of als u een van uw rechten wilt uitoefenen, kunt u rechtstreeks contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via de volgende gegevens:

DPO
Haloniq Ltd
Brigade House, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+31 541 53 18 01
privacy@haloniq.com

Toepassingsgebied van deze kennisgeving

In deze verklaring wordt uitgelegd hoe Haloniq persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke — dat wil zeggen, wanneer wij bepalen voor welke doeleinden en op welke wijze de verwerking plaatsvindt. Dit omvat persoonsgegevens met betrekking tot:

• Onze erkende wederverkopers, contactpersonen en zakenpartners, alsmede hun vertegenwoordigers;
• De zakelijke contactpersonen en beheerders van onze eindklanten, met betrekking tot accountbeheer, ondersteuning, facturering en platformconfiguratie;
• Potentiële klanten die rechtstreeks contact opnemen met Haloniq in verband met de onboarding of platformdemonstraties (algemene marketingactiviteiten, waaronder de website van Haloniq, worden afzonderlijk uitgevoerd door Brigade Electronics Group plc als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke — zie paragraaf 1);
• Bezoekers en gebruikers van onze mobiele applicatie, met betrekking tot de werking en beveiliging van de app;
• Onze eigen medewerkers, contractanten en beheerders, met betrekking tot de toegang tot het systeem; en
• Leveranciers en professionele adviseurs.

Deze verklaring is van toepassing op personen in het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte en is opgesteld in overeenstemming met de Britse Algemene Verordening Gegevensbescherming (UK GDPR), de EU-Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU GDPR) (Verordening (EU) 2016/679) en de Wet op de gegevensbescherming van 2018.

Websitegebruikers

De website van Haloniq is eigendom van en wordt beheerd door Brigade Electronics Group plc, een zusteronderneming van Haloniq, die optreedt als de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de website worden verzameld — waaronder via cookies en soortgelijke technologieën, IP-adressen en analysegegevens, en alle contactformulieren, aanvragen voor demo’s of informatieverzoeken die via de website worden ingediend.

Voor informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt wanneer u onze website bezoekt, inclusief details over de gebruikte cookies en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij u naar het privacybeleid van Brigade Electronics Group plc Privacybeleid – Brigade Electronics.

Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken

In de onderstaande tabel worden de categorieën persoonsgegevens weergegeven die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, de doeleinden waarvoor wij deze gegevens gebruiken, de rechtsgrondslag waarop wij ons baseren en hoe lang wij deze gegevens bewaren.

Met wie we uw gegevens delen

Wij delen persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk en evenredig is voor de hierboven beschreven doeleinden, met:

• Dienstverleners die onze bedrijfsactiviteiten ondersteunen, waaronder aanbieders van cloudhosting en infrastructuur, onze CRM-aanbieder, aanbieders van servicedesk- en ticketingsystemen, aanbieders van identiteitsbeheer en aanbieders van beveiligingsmonitoring;
• Onze geautoriseerde wederverkopers en zakelijke partners, waaronder de ondernemingen van de Brigade Electronics Group, en hun vertegenwoordigers;
• Professionele adviseurs, waaronder onze juridische adviseurs, accountants en leveranciers van financiële systemen;
• Betalingsdienstverleners en banken, voor facturering en financiële administratie;
• Regelgevende en toezichthoudende instanties, waaronder het Information Commissioner’s Office (ICO) en de relevante EU-toezichthoudende autoriteiten, indien dit wettelijk vereist is;
• Apple en Google, en onze leverancier van mobiele analysegegevens, in verband met de werking van onze mobiele app; en
• Elke koper of potentiële koper van ons bedrijf of onze activa, in het geval van een verkoop, fusie, reorganisatie of soortgelijke transactie.

Wij eisen van onze wederverkopers en dienstverleners dat zij persoonsgegevens beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming en deze uitsluitend verwerken op onze instructies of in overeenstemming met hun eigen rechtmatige rol, al naar gelang het geval.

De klantenservice wordt namens ons verzorgd door Brigade Electronics Group plc, met behulp van Zendesk, waarbij mogelijk gebruik wordt gemaakt van een door AI ondersteunde klantenservicemedewerker (Brigade Bot).

Internationale overboekingen

Indien u in het Verenigd Koninkrijk woont, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan en worden opgeslagen in de Europese Economische Ruimte (EER) in verband met de verwerkingsactiviteiten die worden beschreven in paragraaf 4 van deze verklaring, waarbij wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke.

De Britse regering heeft via haar regelgeving inzake de toereikendheid van de gegevensbescherming bevestigd dat de EER een toereikend beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens op deze basis naar de EER kunnen doorgeven, zonder dat wij voor deze specifieke doorgifte aanvullende waarborgen (zoals de Britse overeenkomst inzake internationale gegevensoverdracht of de standaardcontractbepalingen van de EU) hoeven in te voeren.

Indien wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, zullen wij ervoor zorgen dat er vooraf passende waarborgen zijn getroffen en zullen wij deze verklaring dienovereenkomstig aanpassen.

Dit hoofdstuk heeft geen betrekking op verwerkingen in verband met marketing of de website; deze worden afzonderlijk uitgevoerd door Brigade Electronics Group plc als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke — zie hoofdstuk 1 hierboven en het eigen privacybeleid van Brigade Electronics Group plc voor informatie over eventuele internationale doorgiften die relevant zijn voor die verwerking

Uw rechten

Onder voorbehoud van bepaalde voorwaarden en uitzonderingen krachtens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Het recht om te worden geïnformeerd over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken (zoals uiteengezet in deze verklaring);
• Het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij over u bewaren;
• Het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• Het recht om uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te laten verwijderen;
• Het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens door ons onder bepaalde omstandigheden te beperken;
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid, wanneer wij uw gegevens op geautomatiseerde wijze verwerken op basis van uw toestemming of een overeenkomst;
• Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, onder meer voor directmarketingdoeleinden; en
• Het recht om de toestemming te allen tijde in te trekken, wanneer wij toestemming als rechtsgrondslag hanteren, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in paragraaf 8 hieronder. Het kan zijn dat wij uw identiteit moeten verifiëren voordat wij op uw verzoek kunnen reageren.

Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In het Verenigd Koninkrijk is dit het Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Als u in de EER woont, kunt u ook een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Hoe kunt u een klacht indienen?

Op grond van de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u het recht om rechtstreeks bij ons een klacht in te dienen als u van mening bent dat er, met betrekking tot uw persoonsgegevens, sprake is geweest van een inbreuk op de Britse AVG of deel 3 van de Data Protection Act 2018. Wij raden u aan om eventuele bezwaren eerst bij ons aan te kaarten, zodat wij de gelegenheid hebben om de zaak te onderzoeken en de situatie recht te zetten.

U kunt bij ons een klacht indienen:

• per e-mail of per post, met gebruikmaking van de contactgegevens in paragraaf 9 hieronder.

Wanneer wij een klacht van u ontvangen, zullen wij:

• binnen 30 dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen;
• passende maatregelen nemen om uw klacht zonder onnodige vertraging te onderzoeken, op een wijze die redelijk is en in verhouding staat tot de aard en de complexiteit van de aan de orde gestelde kwesties en de gevolgen voor u;
• u op de hoogte houden van onze vorderingen, inclusief eventuele verwachte vertragingen; en
• u zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van de afhandeling van uw klacht.

U hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, ongeacht of u eerst een klacht bij ons hebt ingediend. In het Verenigd Koninkrijk is dit het Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Als u in de EER woont, kunt u ook een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Als u vragen hebt over deze verklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, of als u een van uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

DPO
Haloniq Ltd
Brigade House, The Mills, South Darenth, Kent, DA4 9BD
+31 541 53 18 01
privacy@haloniq.com

Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten weer te geven of om te voldoen aan wettelijke vereisten. Wanneer het om ingrijpende wijzigingen gaat, zullen we redelijke maatregelen nemen om de betrokken personen hiervan op de hoogte te stellen. De datum onder “Laatst bijgewerkt” bovenaan deze verklaring geeft aan wanneer deze voor het laatst is herzien.